Как правильно провести стратсессию

ВРЕМЯ ЧТЕНИЯ 10 МИНУТ

СТРАТСЕССИЯ: КАК ПРОВЕСТИ ЕЕ ПРАВИЛЬНО И ПОЛЕЗНО

Многие считают ежегодные встречи руководителей для планирования чистой формальностью: отчитались о своей работе и поспали послушали, что произошло за год у коллег и наметили какой-то план которым будут пользоваться разве что продажи. Абсолютно зря, ведь именно такие встречи призваны наметить вектор движения на будущее и определить ряд действий и проектов, которые следует реализовать для успешного развития компании.

Сегодня мы поговорим о том, как провести такую встречу, или стратсессию, чтобы она имела эффект, и как не совершать одни и те же ошибки из года в год.

Стратсессия – встреча ТОП-менеджеров компании и ключевых сотрудников, где принимаются важные решения относительно дальнейшей работы в части производства, продвижения, продаж и другой деятельности компании. Важно, что на этой встрече именно коллективно принимаются решения, а не происходит отчетность отделов и самый главный руководитель дает под запись список задач и проектов для реализации. Именно это делает стратсессию результативной.

Стратсессии могут проводиться регулярно, например, раз в год или полгода, или же ситуационно, когда сположение на рынке значительно изменилось. В первом случае, вы сами определяете периодичность: для стабильных и устоявшихся рынков, к примеру, в сфере станков и оборудования для производства, достаточно встречаться раз в год, тогда как для быстро-растущих и меняющихся рынков, например, программного обеспечения или приложений, лучше встречаться чаще – раз в полгода или квартал. В случае же с ситуационными стратсессиями, всегда должен быть какой-то триггер, или событие, которое повлекло значительные изменения на рынке, например, COVID и самоизоляция или санкционная политика, затронувшая работу компании в разрезе поставщиков или клиентов.

В этой статье мы сделаем акцент на регулярных стратсессиях, так как по сути ситуационные являются их более быстрым и усеченным вариантом.

Кто участвует в стратсессии?

Как правило в стратсессиях принимает участие только ТОП-менеджмент, однако для более полной оценки положения вещей и разработки более качественного плана стоит пригласить и линейных руководителей стратегически важных отделов, например, помимо директора по производству, стоит позвать и руководителя направления продукта 1, руководителя направления продукта 2 и так далее. Также полезно приглашать и сотрудников, не имеющих руководящей должности, но являющихся ключевыми, например, кроме руководителя продаж, есть смысл позвать ведущего менеджера по продажам продукта 1, ведущего менеджера по продажам продукта 2 и так далее.

Это не только поможет в разработке плана, но и станет мотивирующим фактором в работе для таких сотрудников, так как вы покажете им свое доверие.

В последнее время на стратсессии все чаще приглашают и стороннего модератора, который организует саму встречу и работу на ней.

Фасилитатор – приглашенный специалист, роль которого обеспечить успешную коммуникацию.

Что делает фасилитатор?

Создает прозрачное и удобное информационное пространство, помогает в формулировке и постановке целей, доносит и разъясняет их участникам стратсессии.
Строит план встречи так, чтобы в общении принял участие и был услышан каждый из приглашенных сотрудников.
Следит за тем, чтобы каждое мнение было учтено, все вопросы были зафиксированы и на них были предложены ответы.
Создает и управляет неконфликтной средой на протяжении встречи.
Поддерживает темп обсуждения, следит за тем, чтобы не было слишком большой нагрузки или наоборот, рассредоточения внимания.
Направляет участников встречи в нужное, продуктивное русло.
Следит за тем, чтобы встреча привела к какому-то итогу, фиксирует его.
Держит нейтральную позицию относительно каждого участника и команды в целом. Помогает участникам придерживаться той же позиции относительно коллег.

Разумеется, в рамках встречи будут обсуждаться конфиденциальные вопросы и коммерческая тайна. Поэтому с фасилитатором подписывается договор о неразглашении, или NDA. Не стоит бояться приглашать сторонних специалистов по это причине, ведь в случае разглашения секретных данных он потеряет не только вас как клиента, но и свой заработок в целом, поскольку есть большое число его конкурентов, которые соблюдают договоренности. Поэтому фасилитатор сам заинтересован в том, чтобы не разглашать ваши данные.

Как проходит стратсессия?

Как и любого другого процесса, у стратсессии есть ряд этапов:

Подготовка. На данном этапе готовятся материалы к стратегической сессии: собираются отчеты, проводится анализ, формируются предложения. Подробнее о том, как это сделать мы рассказали в предыдущей статье.
Совместный анализ текущей ситуации. Сама встреча начинается с того, что участники оглашают результаты подготовленных ранее отчетов и анализа. Важно, чтобы другие участники высказались по обсуждаемому направлению и внесли новые, дополнительные предложения со своей стороны.
Целеполагание. Когда все участники выступили со своими отчетами и предложениями и выслушали коллег, можно приступать к формированию целей на будущий период. Здесь очень хорошо видна польза от участия фасилитатора, ведь именно он соберет все, что было сказано, структурирует, систематизирует и предложит наброски, на основании которых и будут выдвинуты цели.
Прогноз. После того, как цели определены, производится прогнозирование: в какие сроки и каким образом будут достигаться цели, какую выгоду от этого получит компания и так далее.
Определение альтернатив. Зачастую необходимого результата можно достичь несколькими способами, или же есть несколько вариантов целей, не дополняющих, а конкурирующих друг с другом. На данном этапе производится определение таких альтернативных целей и прогнозов. Здесь также очень важна работа фасилитатора: все цели и прогнозы должны быть выдвинуты, услышаны и зафиксированы.
Оценка и выбор стратегии из предложенных альтернатив, приоритезация. Результатом предыдущих этапов является набор целей и прогнозов. Теперь можно приступать к их оценке, выбору конечных целей и их приоритезации. Фасилитатор здесь помогает объективно оценить каждое предложение, что позволяет участникам стратсессии сделать наиболее независимый от личных взаимоотношений и конфликтов интересов выбор.
Проработка принятого решения в деталях. Здесь детализируются поставленные цели. Как это сделать с помощью дерева целей, мы рассказали в предыдущей статье.
Определение критериев эффективности и достижения цели. На данном этапе выставляются критерии, которым должен соответствовать результат, чтобы цель считалась достигнутой. Об этом мы также уже писали в одний из более ранних статей.
Формирование пошагового плана задач. Когда есть детали и критерии достижения цели, можно декомпозировать цели и задачи до конкретных действий с закреплением ответственных сотрудников, сроков, и ожидаемых результатов. После стратегического планирования можно ставить задачи сотрудникам, лучше всего фиксировать сами задачи и вести по ним работу в таск-трекере, например, Битрикс24. А о способах формулирования задач для сотрудников и методах промежуточного контроля мы уже также говорили в рамках нашего цикла статей о менеджменте.
Завершение. На последнем этапе стратсессии фиксируются все договоренности, вносятся и согласовываются корректировки. Здесь также полена работа фасилитатора – он поможет не упустить ничего важного из того, что обсуждалось ранее.

Что нужно, чтобы стратсессия прошла успешно?

Зачастую подобные встречи малоэффективны: участникам либо не удается договориться, либо же все договоренности так и остаются на бумаге. Все из-за того, что при проведении встречи допускаются ошибки: состав слишком маленький или излишний, атмосфера нерабочая или же участникам не удается объективно оценить цели и принять задачи к исполнению.

Мы собрали список правил, которые помогут вам качественно провести стратсессию:

1. Тщательно продумайте состав участников. Если высшее руководство традиционно присутствует на всех подобных собраниях, то о линейных руководителях и ключевых сотрудниках без руководящей должности часто забывают. Проблема собраний «коротким составом» в том, что все люди транслируют проблемы, идеи и предложения через призму собственного восприятия и часто в собственной интерпретации. Так, ряд аспектов может быть не обозначен, поскольку ТОП-менеджер не считает некоторые проблемы значимыми, а идеи интересными. В этом случае стратегический план может быть не реализован по причине того, что, к примеру, попросту не хватает ресурса для его выполнения. Поэтому не стоит отрезать ТОП-менеджмент от людей на местах, а имеет смысл приглашать и ряд ключевых сотрудников и линейных руководителей. Однако, если пригласить слишком большое количество участников, некоторое из которых не имеют сильного влияния на общий результат компании, протокол стратсессии попросту превратится в книгу жалоб и предложений, из которых сложно будет вычленить что-то стоящее. Поэтому досконально отбирайте тех, кто будет принимать участие во встрече. Таких сотрудников определить достаточно просто: если с уход сотрудника из компании повлечет за собой сильные изменения в ее результативности, сотрудник является ключевым, и его мнение и предложения важно услышать.

Если вы являетесь собственником или ТОП-менеджером компании, вы наверняка знаете ключевых сотрудников в лицо и можете пригласить их на стратсессию. А если вы – ключевой сотрудник или линейный руководитель и хотите принять участие в стратсессии, наверняка у вас налажен контакт с ТОП-менеджерами компании, и вы можете предложить им на рассмотрение вашу кандидатуру. Даже если вы получите отказ, такая инициатива будет поощрена.

2. Правильно выберите время проведения встречи. Как правило, стратсессия длится 1-2 для. Лучше, чтобы они были нерабочими и сотрудники не «дергали» вас по мелким рабочим вопросам. Если же вы проводите стратсессию в рабочие дни или вам на нее нужно больше времени, сообщите об этом работникам и поясните, что с вами можно будет связаться только в определенные часы.

3. Правильно выберите место проведения. Ничто не должно вас отвлекать от стратсессии. Чаще всего для таких целей используют загородные базы отдыха с конференц-залами. Это поможет вам максимально сконцентрироваться на задачах. Важно, чтобы база была небольшой, поскольку другие постояльцы, к примеру с большим количеством маленьких детей, или проводимая в эти дни свадьба, помешают сконцентрироваться на цели встречи и нормально отдохнуть перед ее вторым днем.

4. Составьте программу стратсессии, где распланирована работа по направлениям компании, блокам и этапам встречи, указанным выше. Предусмотрите и отдых в нерабочее время. Так, участники «наговорятся» в свободное от работы время, а время самого обсуждения будет потрачено исключительно с пользой.

5. Наймите фасилитатора или назначьте модератором кого-либо из сотрудников. Это поможет превратить стратсессию из простых разговоров в структурированное обсуждение, где будут выслушаны все мнения, и в итоге вы придете к четкому результату в виде плана действий на будущий период.

5. Уберите все, что отвлекает внимание. «Закройтесь в конференц-зале», уберите телефоны и другие вещи, которые мешают концентрации.

6. Если это выездная сессия, предусмотрите трансфер, проживание и питание. Если иногородний участник будет вынужден добираться за город самостоятельно, это вызовет у него большое количество негатива, и в течение стратсессии от будет сосредоточен не работе, а на бытовых задачах и желании поскорее закончить командировку. От такого участника вы мало чего добьетесь и его участие можно будет считать бесполезным. Что касается питания, лучше перед началом собрать у участников информацию о приемлемом для них рационе, чтобы, к примеру и вегетарианцам было что поесть, не покидая место проведения стратсессии. Есть и куда более серьезные случаи, к примеру, с пищевыми аллергиями и непереносимостью определенных продуктов. Частичное отсутствие участника или карета скорой помощи явно не поспособствуют качественному проведению стратсессии. Поэтому собирать информацию о допустимом рационе питания для участников перед выездной стратсессией обязательно.

Теперь, когда вы освежили правила и этапы подготовки и проведения стратегического планирования, можно приступать непосредственно к работе над ним. Поделитесь этой статьей с коллегами и сотрудниками, помогающими в организации планирования, чтобы оно прошло гладко, а результат был действительно полезным.

А уже на следующей неделе мы расскажем, что делать с планами и другими результатами стратсессии после ее завершения.

Подписывайтесь на нас в соцсетях, чтобы не пропустить!