Годовое планирование и как к нему готовиться

ВРЕМЯ ЧТЕНИЯ 19 МИНУТ

ГОДОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ И КАК К НЕМУ ГОТОВИТЬСЯ

Каждый год руководители компаний и подразделений собираются, чтобы обсудить достигнутые результаты и наметить новые цели. Однако далеко не во всех случаях это действительно эффективно: зачастую годовое планирование воспринимается как формальность: отчитались, что-то обсудили, что-то забыли. В любом случае, результат так и остался на бумаге, или же ряд предложений не был принят.

Как руководителю подготовиться к годовому стратегическому планированию, чтобы его услышали, и все намеченные планы воплотились в жизнь, поговорим в сегодняшней статье.

Начнем традиционно с терминологии.

Стратегическое планирование – это процесс создания и воплощения мер, направленных на получение значимого для компании результата. То есть стратегическое планирование отвечает именно за ощутимый и важный результат.

Существуют и другие типы планирования, которые работают в связке со стратегическим и детализируют его:

Тактическое планирование – выбор способов достижения целей стратегического планирования.
Операционное планирование – определение конкретных мер и задач в рамках способов, определенных тактическим планированием, для достижения стратегических целей.

Рассмотрим на примере:

Стратегическое планирование редко проводится отдельно от тактического – вместе с глобальными целями обсуждаются и способы их достижения. Причина проста – работа всех подразделений в компании связана, и, если руководитель, скажем, продаж не обсудит и не согласует тактику с руководителем отдела производства, все планы обречены на провал. Операционное же планирование как правило осуществляется руководителем внутри своего подразделения на протяжении всей работы, а не точечно раз в год.

Сегодня мы обсудим первые два типа планирования, причем тактическое – в разрезе одного из этапов стратегического.

Этапы стратегического планирования

Стратегический анализ. Какие результаты были достигнуты и почему.
Постановка глобальных целей исходя из результатов анализа. Каких результатов нужно достичь в следующем периоде.
Определение путей достижения целей – тактическое планирование. Какими способами можно достичь поставленных целей и какие из них будут оптимальными.
Реализация тактического плана. Производится в течение всего планируемого периода.
Оценка и контроль выполнения. Насколько были достигнуты результаты и почему.

Из перечисленных этапов следует, что стратегическое планирование должно производиться циклично, причем последний этап для одного цикла является составляющей первого этапа следующего. Как правило, цикл – это год или полгода.

Ниже рассмотрим каждый из этапов более детально.

Этапы стратегического анализа

В первую очередь, разумеется, это оценка результатов работы. Чтобы упростить процесс сбора информации от сотрудников, воспользуйтесь отчетами в Битрикс24. Здесь можно оценить объем и прирост продаж, их распределение по направлениям и группам клиентов и так далее. Также с помощью системы вы не упустите ни одного важного проекта и задачи, о которых стоит упомянуть в годовом отчете.

Важно, чтобы в отчетах был указан не только объем работы, но и результат для компании, по возможности, финансовый. К примеру, вместо «было выпущено дополнение к продукту» говорите о том, что «дополнение, которое было выпущено в этом году, пользуется спросом – его купило 200 текущих клиентов и 50 новых».

Кроме стандартного отчета о проделанной работе в стратегическом планировании используются такие виды анализа, как SWOT, матрица БКГ, PEST и 5 сил Портера.

SWOT-анализ

Применяется для оценки рисков и возможностей компании. Методология достаточно простая: необходимо перечислить все преимущества компании и работы с ней для клиента, затем недостатки. После этого, основываясь на указанных выше данных, определяются возможности развития и угрозы. Исходя из выделенных угроз и возможностей и ставятся цели на будущий период.

Матрица БКГ (матрица рост-доля рынка)

С помощью этого инструмента анализа как правило оценивают состав продуктового портфеля и прибыльность направлений компании. Она также дает понимание, какие направления развивать и финансировать, а какие – оставить на естественное развитие событий.

Ниже рассмотрим, на какие группы можно разделить направления и продукты с помощью этого типа анализа и какие действия предпринять для каждой из групп.

PEST-анализ

Этот тип анализа помогает установить, как на развитие компании влияют внешний факторы:

P (political) – политические факторы: общемировая политическая ситуация, ситуация в регионе и внутри страны, налоговая политика, влияние государства на отрасль, наличие послаблений и субсидий.

E (economical) – экономические факторы: динамика развития экономики в целом и развитие отрасли в частности, уровень инфляции, динамика покупательской способности.

S (social) – социальные факторы: демографическое положение, приток и отток населения, особенности менталитета, изменение предпочтений и динамика социальных групп и слоев населения.

T (technological) – технологические факторы: возможные изменения в технологической среде, инновации, степень влияния развития технологий на целевую аудиторию.

Нередко PEST-анализ дополняют и рядом других факторов:

PESTEL – PEST + E (ecological – экологические факторы) + L (legal – правовые).

PESTELI – PESTEL + Industry analysis (отраслевые особенности рынка).

STEEP – PEST + Ethical (факторы этического характера).

5 сил Портера

Этот тип анализа указывает на то, какие факторы и как влияют на конкуренцию в отрасли.

Владея информацией о степени влияния каждой из 5 сил Портера, вы сможете вовремя отреагировать на изменения рынка и сохранить свои позиции в конкурентной борьбе.

Этап постановки глобальных целей

Далее по результатам стратегического анализа ставятся цели на будущий период.

Есть несколько методик постановки целей и задач, о них мы уже говорили в одной из предыдущих статей цикла о менеджменте. Сегодня же коротко вспомним, как пользоваться самой популярной методикой – SMART.

Цель должна быть:

S (specific) – конкретная. Задавайте вопросы:

Что именно должно быть достигнуто?
Каким способом нужно достичь цель?

M (measurable) – измеримая:

В каком объеме должен быть результат, чтобы цель считалась достигнутой?

A (achiveble) – достижимая:

Какие помехи есть на пути к достижении цели и как их устранить или обойти?

R (relevant) – значимая.

Как достижение цели повлияет на общий результат компании?

T (time bound) – обозначенная во времени:

Когда цель должна быть достигнута?

Давайте разберем на примере, как использовать результаты стратегического анализа при ответе на эти вопросы

Выше указаны ответы на вопросы о первых трех блоках SMART. Что касается значимости и времени достижения цели, здесь лучше всего использовать матрицу Эйзенхауэра.

Цель в примере будет важной и срочной, в связи с тем, что конкуренты «дышат в спину». Таким образом, эту цель следует добавить стратегический план, и отнести на ближайший реальный срок.

Итого, цель в примере получилась качественной, развернутой и даже с некоторыми деталями для тактического планирования:

Нарастить объем продаж среднему и малому бизнесу в размере 120 000 USD в будущем году через адаптацию продукта 1 и услуги 3 и активную их продажу, с подготовкой качественного УТП, активной рекламой и возможностью платежей частями. Срок – 1 месяц.

Этап определения путей достижения глобальных целей – тактического планирования

Здесь вам поможет такой инструмент, как дерево целей.

Дерево целей – это метод постановки и декомпозиции (разбития на более мелкие части) целей, результатом которого является простой список задач и действий.

Как построить дерево целей?

1. Возьмите одну из определенных на предыдущем этапе глобальную цель и поместите внизу пространства, где работаете над деревом целей – листа бумаги, доски, документа и тд. Это будет корень и нижняя часть ствола вашего дерева целей. В примере ниже это – повышение продаж на 30% за год.

2. Оцените имеющиеся у вас ресурсы: сотрудники, финансы, время, квалификация команды и прочие. Это пригодится для оценки способов и задач достижения цели.

3. Задайте себе и коллегам вопрос: «Что нужно для того, чтобы достичь цели?». Оцените каждый из ответов на наличие ресурсов и, если таковые имеются или их просто получить, добавьте каждый из отсеянных по критерию ресурсов ответ на ваше рабочее пространство, так, чтобы они уместились в одну строку над вашей глобальной целью. Это ваши цели второго уровня.

4. Повторите пункт 3 уже для каждой из целей второго уровня и запишите новые цели и задачи над задачами предыдущего уровня.

5. Повторяйте таким образом детализацию целей, пока не придете к конкретным мерам, действиям и задачам.

Этап реализации тактического плана

На этом этапе непосредственно проводится работа по намеченному плану. Чтобы ни одна из задач и целей не потерялась, была выполнена в срок и в надлежащем качестве, используйте таск-менеджер, например, Битрикс24.

О том, как именно ставить задачи сотрудникам, чтобы они выполнялись, и как контролировать ход работ и результат мы уже рассказали в предыдущих статьях.

Этап оценки и контроля выполнения

Когда цикл планирования подходит к концу, наступает время контроля достижения поставленных целей. Также на этом этапе проводится анализ изменений на рынке и положения компании – уже знакомые вам по первому этапу стратегического планирования SWOT, БКГ, PEST и другие виды анализа.

Сегодня мы рассказали, как подготовиться к ежегодному планированию и какие методы использовать при составлении стратегического плана. А уже на следующей неделе поделимся, как именно провести встречу с руководителями, или стратсессию, чтобы она была максимально полезной.

Подписывайтесь на нас в соцсетях, чтобы не пропустить!