Промежуточный текущий контроль

ВРЕМЯ ЧТЕНИЯ 10 МИНУТ

Промежуточный контроль: как и зачем его производить

В предыдущей статье мы рассмотрели, как ставить задачи, чтобы они выполнялись в срок, а результат соответствовал ожиданиям. Важным этапом достижения поставленной цели является и контроль.

Сегодня мы поговорим о том, каким бывает контроль и как держать все задачи в поле зрения, при этом не «зашиваясь» в постоянной проверке выполнения задач.

Итак, контроль бывает:

Первичный, или контроль при постановке задачи.
Промежуточный:

текущий, когда точками контроля выступают события, напрямую не связанные с задачей, например, еженедельная планерка;
рубежный, когда точки контроля – события в задаче, например, завершение какого-либо этапа.

Итоговый, или финальная оценка результата.

Можно сказать, что каждый следующий тип контроля исправляет ошибки предыдущего. Поэтому, чем более серьезно вы отнесетесь к первичному, текущему и рубежному контролю, тем меньше нужно будет исправлять в готовом результате работы.

О том, как производить первичный контроль, мы уже рассказали ранее, а об итоговом контроле поговорим в следующей статье.

Сегодня же разберем промежуточный контроль: что нужно для его осуществления и какие действия руководителя он подразумевает.

Текущий контроль

Этот тип контроля осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ и не зависит от него. Руководитель сам выбирает, когда и как контролировать выполнение задачи, т.е. определяет точки контроля. Это могут быть:

регулярные по времени и заранее спланированные совещания или созвоны по конкретной задаче. К примеру, каждый понедельник после планерки с отделом вы можете обсудить узким кругом лиц ход работ по конкретной задаче.
короткое обсуждение хода работ прямо на планерке в присутствии всего отдела.

Важно, что в обоих случаях контроль должен быть именно регулярным. Так, если какая-то одна точка контроля будет пропущена, уже на следующей будет сложно вспомнить и собрать единую картину по задаче, или же сотрудники могут переместить свое внимание и время на те задачи, которые обсуждались на планерке, упустив работу по задачам, текущий контроль которых не был выполнен.

Распространено мнение, что текущий контроль «без предупреждения», т.е. без фиксированной даты поможет сотруднику более ответственно отнестись к работе, ведь он знает, что в любой момент вы можете прийти и попросить рассказать о проделанной работе. На деле же такой контроль только мешает и сотруднику, и вам: доклад может быть путаным и не охватить всех аспектов, ведь сотрудник в этот момент может быть погружен в другую задачу. Таким образом, вы потратите свое время и время исполнителя на почти бесполезное общение. Если же контроль запланирован, сотрудник подготовит к назначенному времени всеобъемлющий отчет о проделанной работе и задаст все интересующие вопросы. Вы же в свою очередь получите полное представление о ходе выполнения задачи и сможете сформулировать и спросить о том, что вас волнует.

С большой долей вероятности вы задумались о том, нужен ли вам текущий контроль, если сотрудник отчитывается о проделанной работе поэтапно, то есть когда какая-либо из стадий завершена. Отметим, что эти типы контроля отнюдь не замещают, а дополняют друг друга. Ниже мы покажем, какие функции выполняет текущий и рубежный контроль, и почему их лучше использовать вместе.

Текущий контроль позволит:

Понять, в нужном ли направлении и темпе действует сотрудник до того, как он потратил время на промежуточный результат.
Увидеть, есть ли какие-то препятствия выполнению работ и вовремя устранить их.
Обнаружить возможные более оптимальные пути достижения цели.

Какие вопросы задавать сотруднику при текущем контроле выполнения задачи:

Какая работа была проделана в прошлом периоде?
Какая работа планируется на будущий период?
Успеет ли сотрудник выполнить задачу в срок при текущей загрузке?
Какие препятствия и сложности есть сейчас в работе?
Возможно необходим дополнительный ресурс или наоборот есть свободный?
Какие новые идеи пришли сотруднику в ходе работы над задачей?
Можно ли как-то оптимизировать работу?

Не во всех случаях есть необходимость проводить промежуточный контроль по каждой из задач отдельно. Зачастую лучше проводить текущий контроль с сотрудниками по всем их задачам сразу, выделяя крупные проекты и задачи для отдельного обсуждения.

Самый удобный инструмент для такого контроля – Скрам в Битрикс24, который подразумевает регулярные короткие созвоны с сотрудниками. Подробнее о то, как он работает –в одной из предыдущих статей цикла по менеджменту.

Рубежный контроль

Если текущий контроль подразумевает выявление особенностей хода выполнения задачи, то рубежный контроль – это скорее утверждение промежуточных результатов. И в отличие от текущего контроля здесь совсем не обязательно проводить совещание или созваниваться с исполнителями. Достаточно просто написать «Ок» в комментарии к задаче в Битрикс24, или же указать необходимые для внесения правки. Если первичный и текущий контроль производился корректно, то в итоговой оценке результата задачи правок или не будет вовсе, или они будут незначительными. Если же правок много, следует более тщательно и часто производить текущий и рубежный.

Почему важно использовать и текущий, и рубежный виды контроля?

Как оценивать итоговый результат работ, расскажем в следующей статье уже через неделю.

Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы не пропустить!