Как ставить задачи по SMART, TOTE и HD-RW-RM

ВРЕМЯ ЧТЕНИЯ 13 МИНУТ

6 правил и 3 метода: как ставить задачи, чтобы они выполнялись

«Какой вопрос, такой ответ» – достаточно расхожая фраза. И, если отбросить негативную окраску ситуации, в которой ее обычно произносят, не лишенная смысла.

В самом деле, для того, чтобы получить качественный результат, в первую очередь необходимо сформулировать качественный запрос. И в рабочей рутине этот принцип тоже действует. Часто не потому, что исполнитель не хочет или не может, а потому, что имеет место ряд препятствий на пути к выполнению поставленной руководителем задачи, кроющихся в самой формулировке: она может быть неправильно понята исполнителем, сам исполнитель может быть подобран некорректно, сроки могут быть нереалистичными и многое другое.

В этой статье мы расскажем, как ставить задачи, чтобы их качество и сроки выполнения соответствовали ожиданиям:

как формулировать задачи в зависимости от типа корпоративной культуры;
по какому алгоритму ставить задачи;
что учесть при постановке задачи;
какой способ постановки задачи выбрать в зависимости от ситуации.

Как формулировать задачи в зависимости от типа корпоративной культуры

В одной из предыдущих статей мы уже рассмотрели стили управления и их применение. В классическом менеджменте значительное влияние на формулировку задач имеет и корпоративная культура.

Можно долго рассуждать на тему корпоративной культуры и формулировок, на деле же в современном мире руководители редко задумываются об этом и выбирают формат «по настроению», что может или обидеть и снизить лояльность сотрудника. Или же, наоборот, вызвать отношение к задаче как к неважной и снизить ответственность сотрудника при ее выполнении.

Кроме того, значительное влияние выбор формулировки оказывает скорее при устной постановке задачи, или когда это делается в письме или в сообщении в Skype, что делать не рекомендуется. И на то есть свои причины, о которых поговорим ниже.

Итак, в этой статье мы собрали для вас главные правила постановки задач, которые помогут достичь желаемого результата.

Правило 1. Выберите исполнителя

Иногда задачи обречены уже на старте. Если исполнитель подобран некорректно, то скорее всего вы не получите нужный результат в нужный срок.

Какие критерии учитывать при выборе исполнителя задачи?

Правило 2. Не ставьте задачи устно, в письме или или мессенджере

Одна из причин – реакция сотрудника, которая напрямую зависит от тона и формулировки. Вторая – сотрудник может не зафиксировать задачу и попросту забыть ее выполнить. Чтобы получить качественный результат, используйте таск-трекер, например, Битрикс24.

Как именно ставить задачи в Битрикс24 смотрите в видео-инструкциях на нашем YouTube-канале.

Правило 3. Сформулируйте суть задачи

Важнейший этап в постановке задач. Именно от него зависит то, в нужном ли направлении пойдет исполнитель и будет ли удовлетворительным результат.

Существует множество методик постановки задач, и в данной статье мы рассмотрим 3 наиболее популярные из них:

SMART;
TOTE;
HD-RW-RM.

Ниже мы опишем суть каждого метода и приведем примеры.

SMART

Самый известный подход. Его суть заключается в максимально четкой и понятной постановке задач, с помощью соответствия ряду критериев.

Для этого задача должна быть:

S (specific) – конкретная. Что нужно сделать и каким способом.
M (maesurable) – измеримая. Количественная оценка результата.
A (achievable) – достижимая. Выполнение задачи должно быть возможно с учетом внешних и внутренних факторов.
R (relevant) – значимая. Выполнение этой задачи должно влиять на показатели компании.
T (time bound) – ограниченная во времени. Выполнение задачи должно иметь начало и конец.

TOTE

Цель этого метода – сделать задачу максимально понятной через ее детализацию. Этот способ лучше всего подходит для постановки задач новичкам.

Расшифровка метода:

T (test1) – цель. Какой результат нужно получить.
O (operation) – работа. Какие действия нужно выполнить для получения результата.
T (test2) – проверка. Как понять, что мы двигаемся в нужном направлении.
E (exit) – оценка. Как понять, что мы достигли результата.

HD-RW-RM

Данный метод предполагает получение исполнителем детальной информации о задаче не через критерии ее выполнения, а через информационные блоки ТЗ. Чаще всего его используют для сложных, многоступенчатых и длительных во времени задач.

Блоки задачи:

H (header) – заголовок. Что нужно сделать.
D (description) – описание. Контекст и детали задачи.
R (result) – результат. Критерии готовности задачи.
W (way) – путь. Четкий алгоритм с точками контроля задачи.
R (redline) – время и приоритет. Сроки и важность данной задачи по отношению к остальным.
M (motivation) – мотивация. Почему эта задача важна.
Давайте рассмотрим, как ставить задачи по этим трем методикам на примерах.

Правило 4. Проверьте, как сотрудник понял задачу

Если сотрудник не понял или неправильно понял задачу, вы не получите результат, на который рассчитываете. При этом также важно сформулировать вопросы для сотрудника.

Правило 5. Обеспечьте сотрудника необходимыми ресурсами

Если вы выполнили Правило 4, сотрудник уже поделился с вами перечнем необходимых для выполнения ресурсов. Обеспечьте ими исполнителя, будь то помощь коллег, доступ к какой-либо информации, специализированное ПО или время, если у сотрудника очень высокая загрузка.

Правило 6. Контролируйте выполнение задачи и давайте обратную связь

Разумеется, для этого лучше всего использовать таск-трекеры, как Битрикс24. Их применение значительно упростит контроль:

Все задачи по контролю будут отображаться у вас в Календаре и разделе Задачи и Проекты, так что вы точно ничего не пропустите.
Комментировать задачи и направлять сотрудника можно прямо в Задачах Битрикс24.
При необходимости обратной связи по задаче, вам будет приходить уведомление и системе и на почту.
Все просроченные задачи сотрудников будут у вас перед глазами.
Стадию выполнения задачи можно видеть с помощью чек-листов и подзадач.
Также вы можете увидеть количество затраченных на задачу часов и оценить эффективность и загруженность сотрудника.

Подробнее о контроле за выполнением задач мы поговорим в следующей статье уже через неделю.

Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы не пропустить!