Как нанять удаленщика и не прогадать

ВРЕМЯ ЧТЕНИЯ 12 МИНУТ

КАК НАНЯТЬ УДАЛЕНЩИКА И НЕ ПРОГАДАТЬ:
РЕКОМЕНДАЦИИ И ИНСТРУМЕНТЫ

Сегодняшние реалии диктуют свои правила и относительно найма. Если еще 5 лет назад на работу с удаленщиками соглашалось лишь небольшое количество компаний, то сейчас этот формат работы используется достаточно широко.

Однако далеко не весь опыт работы с удаленными сотрудниками удачный. В сегодняшней и следующих двух статьях мы расскажем, на что обратить внимание при найме удаленного сотрудника, как грамотно выстроить его адаптацию на новом месте, как организовать рабочий процесс и какие инструменты при этом использовать.ф

Нанимать или не нанимать, вот в чем вопрос

Когда в компании появляется новая вакансия, перед HR и руководителем будущего сотрудника неминуемо встает несколько вопросов. Главным образом, это:

Какими профессиональными навыками и компетенциями должен обладать сотрудник?
Какой формат работы выбрать?
Какой ФОТ сформировать для нового сотрудника?

Эта информация ложится в основу описания вакансии и служит критериями для оценки кандидатов. Причем, последовательно ответив на эти вопросы, наниматель сможет найти оптимальный вариант для будущего найма. Давайте детализируем их и разберем варианты, которыми можно будет пользоваться при найме.

Так, однозначно стоит указать в вакансии возможность удаленной работы, если:

Сотруднику не нужно будет часто бывать в офисе и его удаленного взаимодействия с коллегами, клиентами, документами достаточно. Например, если он успешно может общаться с коллегами онлайн, а оригиналами документов обмениваться с компанией почтой или курьерской доставкой. Так работает большинство ИТ-специалистов, маркетологов, дизайнеров и представителей других сфер, среди которых удаленка популярна.
Сотрудник должен обладать какими-либо уникальными компетенциями или же знать и уметь значительно больше, чем средний специалист в регионе. Удаленка для таких вакансий позволит вам не «выбирать из тех, кто есть», а нанять именно такого специалиста, какой вам нужен.
У компании и/или направления уже есть успешный опыт работы с удаленными сотрудниками. Так вы столкнетесь с меньшим количеством «сюрпризов» в работе с новым удаленщиком.
В компании и/или направлении есть качественные выстроенные и рабочие бизнес-процессы и система контроля работы сотрудников. О том, как организовать эту часть работы мы уже рассказали в предыдущих статьях нашего блога.
У компании есть стремление снизить ФОТ. Во-первых, удаленка значительно снижает затраты на сотрудника. Во- вторых, статистика показала, что 23% работников готовы снизить свою заработную плату в размере до 10%, если они будут иметь возможность трудиться удаленно. И в третьих, ФОТ всегда ограничен снизу рынком в вашем регионе. Если вы расширите географию поиска, что почти всегда подразумевает удаленную работу, вы получите доступ к специалистам с более низкими требованиями по зарплате и, возможно, одновременно даже более высокими компетенциями.

Обязательно указывайте возможность удаленки в вакансии, если такой формат предполагается. Ведь это повышает привлекательность вакансии для 40% соискателей. Больше статистики, а также советы HR по подбору удаленных сотрудников и рекомендации по организации процесса найма, адаптации и организации работы – на онлайн-встрече 16 марта. Регистрируйтесь!

Онлайн-встреча

«Удаленщики»:
как их нанимать
и как с ними работать

16 марта, 11.00 (МСК)

Смотреть запись

Отбор кандидатов на удаленку

Когда вакансия сформирована и опубликована, наступает время отбора кандидатов, которые будут приглашены на собеседование. При предварительном отсеве кандидатов на удаленную вакансию, обратите внимание на то, какой опыт именно работы вне офиса имеет кандидат. Разумеется, в приоритете будут те, кто ранее трудился в таком формате достаточно продолжительное время или же имеет подобный опыт в нескольких местах работы. Это не только позволит удаленному сотруднику быстрее адаптироваться к работе, но и вам получить некий опыт того, как проходит удаленка в других компаниях. Важно, чтобы удаленный опыт был именно продолжительным, ведь если сотрудник часто менял работу на удаленке, скорее всего это связано с его низкой продуктивностью вне офиса.

Также стоит остерегаться тех, кто последние несколько лет «ищет себя», это будет видно по разным специальностям кандидата. Если же в резюме четко прослеживается вектор профессиональной деятельности, значит при выходе на работу кандидат будет четко понимать, что делать и как, а руководителю не понадобится много времени и сил, чтобы объяснять ему базовые вещи, что куда сложнее сделать удаленно, чем в офисе.

Также стоит обратить внимание и на наличие опыта работы с инструментами удаленщика как таск-трекерами и ПО для командной работы, например, Битрикс24.

Используя критерии выше и, конечно же, критерии оценки профессиональных и личностных качеств, отнесите каждое новое поступившее резюме к одной из трех групп:

Подходящие. Здесь будут резюме, которые соответствуют вашим критериям. Таких кандидатов следует пригласить на собеседование.
Сомнительные. В эту группу войдут резюме, в которых есть и положительные и отрицательные для вас моменты. Резюме этих кандидатов можно отнести в резерв на случай, если никто из группы подходящих не пройдет собеседование успешно, и для своевременного закрытия вакансии приоритет некоторых требований будет снижен.
Не подходящие. Сюда стоит отнести резюме, которые не отвечают вашим запросам. Таких кандидатов дальше рассматривать не имеет смысла, так как они скорее всего не справятся с работой. Однако часть кандидатов с резюме, попавшими в эту группу может соответствовать вашим запросам на другую вакансию и их тоже можно отнести в резерв на будущее. К примеру, вы ищете веб-разработчика, и вам пришел отклик от опытного маркетолога, который только пробует себя в новой специальности, но подходит вам по личностным качествам и отлично впишется в вашу корпоративную культуру. В данном случаем имеет смысл отложить резюме такого кандидата до момента поиска сотрудника в команду маркетинга и пригласить его уже на это собеседование.

Как провести собеседование с удаленщиком?

Для некоторых работодателей удаленщик – «кот в мешке». Однако дело лишь в иллюзии контроля. Согласитесь, никто из руководителей не следит за сотрудником 40 часов в неделю. А если бы и следил, то стоимость такого сотрудника выросла бы ровно на стоимость его руководителя.

Принято считать, что коммуникации, которые происходят при личной встрече позволяют рассмотреть и понять больше деталей и установить так называемый «личный контакт». Он, несомненно, важен, но на сегодняшний день пренебрегать большими возможностями, в том числе в найме, в пользу личного общения не всегда целесообразно.

Поэтому есть ряд аспектов, на которые стоит обратить внимание при удаленном собеседовании, что поможет более точно понять, подходит вам кандидат или нет:

Пунктуальность и отношение ко времени. На значимость этого фактора влияет стиль управления, который присущ вашей компании. Например, для демократического и либерального стиля опоздания до 5 минут могут быть допустимы с обоих сторон. Но ни в одном стиле не допустимо ожидание. Поэтому, если кандидат предупредил вас о том, что подключится на 5 минут позже и указал вескую причину (например, задержится на другом собеседовании или созвоне по текущей работе), поблагодарите его и сдвиньте созвон на 5 минут. Если же кандидат опоздал без предупреждения, это может стать серьезным сигналом о неумении или нежелании правильно организовывать свое время и взаимодействовать с командой. Некоторые HR сознательно задерживают старт собеседования на 5-10 минут, информируя об этом кандидата, чтобы проверить его реакцию на изменения и способность быть гибким, что, несомненно, предполагает удаленная работа. Более того, в большинстве случаев будет абсолютно нормально, если обе стороны сообщат о том, что собеседование пора завершать в связи с тем, что есть другие важные задачи и звонки. Со стороны кандидата это будет говорить о том, что он ответственно относится к своей текущей работе, а значит будет ответственно относить к работе и времени в вашей компании. Однако важно, чтобы при этом сохранилась приблизительная запланированная продолжительность собеседования, т.е. если начали на 5 минут позже, заканчиваете тоже на 5 минут позже.
Рабочий график. Многие считают, что удаленка подразумевает свободный рабочий график, однако же в реальности лишь малое количество работодателей работает по такой схеме. В крайнем случае это будут оговоренные часы, когда сотрудник должен быть в доступе, и свободный график в остальное время. Как правило это актуально, когда члены команды находятся в разных часовых поясах. Разумеется, нет никакого смысла заставлять сотрудника работать ночью, тем более что это требование вряд ли будет выполнено. Поэтому чаще всего – это единые для всей команды рабочие часы, со сдвигом для отдельных сотрудников максимум на час-два.
Рабочее место и обстановка. Как правило, кандидаты проводят собеседования в тех местах, где планируют работать. Поэтому видео-звонок для удаленного собеседования поможет вам понять в какой атмосфере будет проходить его рабочее время, нет ли рядом с рабочим местом каких-то отвлекающих от работы факторов и как будут проходить многочисленные рабочие созвоны. К примеру, если в качестве места собеседования было выбрано шумное кафе, что не позволяет вам хорошо слышать друг друга, скорее всего, у кандидата нет хорошего рабочего места, что значительно осложнит работу. Разумеется, бывают и форс-мажорные ситуации: к примеру вы назначили звонок в нерабочее время, а кандидат не успел доехать домой из офиса текущего работодателя, застрял в пробке и вынужден провести собеседование в пути. Здесь также будет очень показательным то, как он поступит. Если он, извинится и предложит перенести собеседование на другое удобное вам время, или же запаркует автомобиль в ближайшем доступном месте для разговора с вами, это говорит о том, что он ответственно относится к звонку и будущей работе и хочет быть полностью в контакте с вами. Если же он ничего не предпримет и, как следствие, будет постоянно отвлекаться, это говорит о том, что он скорее всего не будет ответственно и внимательно подходить к вашим рабочим задачам, а также показывает способ решения кандидатом проблем – избегание. С таким кандидатом также будет достаточно сложно работать.
Приоритеты и мотивы. Еще один важный блок, который можно досконально изучить только на онлайн-собеседовании – это истинные причины, почему он хочет работать удаленно. Здесь есть 2 пути: задавать прямые вопросы и следить за тем, что происходит на заднем фоне у кандидата во время разговора. К сожалению, многие стремятся уйти на удаленку, чтобы больше времени уделять домашним, семейным и бытовым делам. В целом, стремление здравое, и, с учетом того, что удаленные сотрудники не тратят время на дорогу, и в обед тоже находятся в том месте, где сконцентрированы их бытовые и семейные задачи, абсолютно выполнимое. Однако крайне важно, чтобы кандидат умел разделять работу и дом, правильно определял время, подходящее для каждой из этих составляющих. Тех, кто не умеет и не хочет этого делать определить достаточно просто. В среднем собеседование длится 40-60 минут. Если все это время он посвятил вам, то его домочадцы проинструктированы, что в рабочее время подходить к нему с просьбами и разговорами нельзя, поскольку в это время он на работе, хоть физически и находится дома. И эта привычка у «домашних» формируется достаточно быстро. Если же такой привычки в доме нет, за время собеседования кто-то или что-то обязательно привлечет внимание кандидата и вы это сразу увидите.
Качество связи. Этот аспект скорее дополняет подготовленность пространства к работе. Опять же, в случае непредвиденных проблем с сетью, кандидат достаточно быстро решит проблему, подключившись с помощью мобильной сети, а не домашней. Если же он теряется и не понимает, что делать, или связь постоянно прерывается, это говорит о том, что он скорее всего не готов к удаленной работе.

Тестовое задание

К тестовому можно относиться по-разному: с одной стороны это значительная трата времени как кандидатом на его выполнение и компанией на проверку всех тестовых. С другой стороны тестовое дает понимание того, какой уровень качества работ ожидает нанимателя. Кроме того, многие работодатели не используют тестовое задание при найме на удаленку, ведь кандидат может воспользоваться помощью более опытных знакомых или просто найти всю необходимую информацию в интернете. И здесь тоже нет ничего страшного – все знать не возможно, и иногда даже специалисты с высокой квалификацией прибегают к помощи коллег узкой специализации или поиску в сети. Поэтому, если уровень знаний и навыков, которые показало тестовое, соответствует уровню, заявленному в резюме, скорее всего он выполнил работу самостоятельно. Подозрительной будет лишь ситуация, когда они сильно разнятся: к примеру, младший специалист прислал «звездное тестовое», которое под силу лишь высококвалифицированному профессионалу.

Разумеется, можно запросить у кандидата портфолио, как альтернативу тестового. Однако это отнюдь не решает проблему самостоятельности выполнения. Ведь скорее всего над тем, что будет в портфолио трудился не один кандидат, а целая команда.

Также нередко встречается ситуация, когда кандидат отказывается выполнять тестовое. Здесь важно объяснить ему, что тестовое нужно не только для вас, но и для него тоже: оно поможет понять, с какими задачами придется работать, как они будут ставиться и как будет оцениваться результат.

В целом, в работе с тестовым важны следующие аспекты:

Для оценки уровня реальных навыков кандидата преложите ему несколько вариантов:

Короткое тестовое, которое он сможет выполнить после собеседования. Дайте кандидату небольшую задачу из числа тех, которые он будет выполнять регулярно. Например, для SMM-специалиста это может быть создание одного поста в соцсети. Важно, чтобы время выполнения бесплатного тестового занимало не более 30-40 минут. Разумеется, если вы дадите тестовое, где нужно будет провести масштабное исследование или разработать стратегию, кандидат скорее всего окажется, ведь это займет у него большое количество времени, а также он не будет иметь всех входных данных, чтобы результаты тестового получились достоверным. Также, при оценке тестового задания сформируйте качественную и объективную обратную связь для кандидата: укажите сильные и слабые стороны, а также аргументируйте свою оценку. Кроме того, при передаче тестового задания важно сказать кандидату, что не нужно делать идеальный результат, который можно запускать в работу, достаточно черновика или шаблона, который поможет вам понять, в каком направлении и как он будет двигаться.
Несколько коротких вопросов прямо на собеседовании. Такой формат позволит вам прямо на собеседовании понять, как будет работать кандидат. Вы можете смоделировать ситуацию, когда сотрудник получил определенную задачу, и попросить его пошагово описать процесс. По тому, как кандидат построит работу и какие уточняющие вопросы будет вам задавать, вы сможете понять уровень и глубину его знаний и умений, а также насколько он самостоятелен и в нужном ли вам направлении двигается. Например, у вас может состояться примерно следующий диалог:

Руководитель: «Представим, что вам была поставлена задача запустить контекстную рекламу. Как вы будете действовать?»
Кандидат: «А рекламу чего нужно запустить?»
Руководитель: «Чего угодно. Просто хотим привлечь новых клиентов на поиске.»
Кандидат: «Хорошо. Для начала я выясню, что мы хотим рекламировать. Пусть это будет сезонный товар. Далее я сформирую УТП. Хорошо бы при этом учесть интересы целевой аудитории. У нас же есть какое-то исследование или документ об аудитории?»
Руководитель: «Нет, нету.»
Кандидат: «А про конкурентов?»
Руководитель: «Тоже нет»
Кандидат: «Тогда для выполнения этой конкретной задачи поговорю с продажами, т.к. они лучше всех знают аудиторию. И имеют представление о конкурентах. Но в дальнейшем, конечно, лучше такое исследование провести, чтобы на него опираться при построении маркетинговой стратегии и отдельных коммуникаций. Собственно, на основании данных от продаж я сформирую рекламное сообщение. А есть какая-то отчетность по предыдущим рекламным кампаниям? Какие ключи и аудитории работают, какие – нет.»
Руководитель: «Есть, но она старая и наверное уже не актуальна. »
Кандидат: «Ок, тогда посмотрю, что там, добавлю новые ключи и сегменты и будем тестировать.»

Выбор между коротким тестовым и вопросами на интервью важно давать, поскольку разные кандидаты могут работать по-разному. Если один не захочет тратить время на тестовое и согласится ответить на вопросы на собеседовании, то другому будет комфортней после встречи одному сосредоточиться и поработать над вашим заданием. Это также расскажет вам о том, как кандидат привык работать и о некоторых его личностных качествах.

Если вы предлагаете большое тестовое на несколько часов или даже дней, разумно будет предложить кандидату оплату времени, затраченного на это тестовое. Как правило такой формат используется при подборе дорогостоящих и высококвалифицированных сотрудников.
При работе с неоплаченными тестовыми важно донести до кандидата, что вы не будете использовать его результаты в коммерческих целях. В некоторых случая можно даже составить и подписать с кандидатом соответствующий документ. И никогда не пренебрегайте этим правилом, ведь специалисты хорошо знают компании, которые используют результаты неоплачиваемых тестовых в работе, что значительно ухудшает их репутацию. Так, большинство высококлассных специалистов просто отказываются даже проходить у них собеседование, что ведет к ухудшению качества кадров в таких компаниях. Поэтому, если вы хотите иметь возможность использовать результаты тестового, просто оплатите время кандидата, вне зависимости от того, будете вы с ним сотрудничать дальше или нет.

Оценка кандидатов и выбор подходящего специалиста

На всех этапах подбора сотрудников важно хранить историю работы с кандидатами, чтобы максимально взвешенно сделать выбор. Здесь помогу карточки кандидатов в Битрикс24. В них будет храниться не только вся история взаимодействия, но и комментарии HR и руководителя. Также в Битрикс24 реализована возможность связи с кандидатами в удобных каналах, шаблоны писем и сообщений. Кроме того, этот инструмент позволит планировать время для встреч и звонков с кандидатами.

«Понедельник – день тяжелый, потому что день созвонов! (и пятница)» – одна из распространенных проблем руководителей. К сожалению, не редки случаи, когда это действительно так. Сначала вы созваниваетесь со своей командой, потом с одним уровнем руководства, потом с другим, потом общий созвон со смежным отделом, за ним еще созвон с одной из рабочех групп, следом еще парочку созвонов... А потом в ночи и на выходных приходится работать вместо заслуженного отдыха. И из пяти рабочих дней, у вас есть реальная возможность тратить рабочее время на работу, кроме коммуникаций, только три. А к созвонам еще нужно готовиться....

Как избежать коммуникационной перегрузки?

Откажитесь от информационных созвонов формата «один говорит, все слушают, и так по очереди». Целью любого созвона или встречи с командой должно быть взаимодействие и обратная связь. Если цель – рассказать, что нового, послушать что у других, этот созвон можно заменить на простое информирование в отдельных чатах и новостях. При этом, если вам важно, чтобы коллеги действительно уделили внимание вашему сообщению, добавьте в него кнопку «Прочитано». Так вы обратите их внимание и будете видеть, кто ознакомился с информацией, а кто – нет. Согласитесь, большое количество созвонов можно заменить такими сообщениями, тем самым высвободив значительное время для другой работы.

Подробнее о том, как работать с кандидатами в Битрикс24 – на онлайн-встрече 16 марта. Регистрируйтесь!

Сегодня мы рассказали о том, как выстроить процесс и на что обратить внимание при подборе удаленных сотрудников и сотрудников в офис, а уже через неделю поговорим о том, как организовать ввод, адаптацию и работу новых сотрудников в компании.

Подписывайтесь на нашу рассылку и соцсети, чтобы не пропустить!