ВРЕМЯ ЧТЕНИЯ 12 МИНУТ

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ: КАК И ЗАЧЕМ ИХ ВНЕДРЯТЬ

Одна из важнейших функций руководителя – оптимизация работы сотрудников. Можно делать это точечно или стихийно, но куда лучше системно подойти к вопросу и выстроить бизнес-процессы, по которым и будет вестись работа.

На первый взгляд создание и оптимизация процессов в компании кажется чем-то актуальным только для крупных компаний с большим количеством подразделений и сотрудников. Однако важно понимать, что чем раньше вы начнете внедрять базовые процессы, тем с меньшими трудностями вы столкнётесь в дальнейшем, когда у вас будут появляться новые сотрудники и подразделения. Это одна из сильнейших проблем роста компаний.

Так, к примеру, для ИП или семейного бизнеса, в котором задействовано не более 2 человек, не имеет смысла внедрять бизнес-процессы. Однако с развитием бизнеса и наймом новых сотрудников такая потребность возникает, поскольку процессов становится больше, да и сотрудники могут уходить в отпуска и больничные или же увольняться. При этом куда лучше передавать дела по уже прописанным бизнес-процессам, чем просто «на словах», поскольку так задачи будут выполняться более качественно, и в ходе работы над ними возникнет меньше вопросов, которые будут отвлекать руководителя от его работы. И чем меньше сотрудников и процессов, тем проще укомпоновать работу в процессы. Поэтому самый оптимальный вариант – вводить бизнес-процессы постепенно по мере роста компании, а не строить их для компании численностью 50 сотрудников, которые взаимодействуют со своими руководителями и другими подразделениями, а также внешними лицами. 

Что такое бизнес-процессы и зачем они нужны?

Бизнес-процесс – последовательность действий, направленная на создание значимого для компании результата. Из данного определения понятно, что они существуют в любой компании, вне зависимости от того, прописаны они или нет.

Прописанные бизнес-процессы позволяют:

  • Сделать работу более четкой и прозрачной. Сотруднику будет понятно, что и как именно нужно делать. Это позволит достичь желаемого результата в минимальный срок.
  • Найти узкие и проблемные места в работе. К примеру, если процесс не прописан, сотрудник может постоянно «спотыкаться» о какие-то вполне конкретные, но не явные препятствия в ходе работ, но не уделять внимания их устранению, считая это случайностью и переключаясь на другие задачи. Если же процесс прописан, то и сам сотрудник, и его руководитель будет четко видеть, на каком именно этапе работ кроется проблема, и сможет принять меры по ее устранению или изменению и оптимизации бизнес-процесса для более эффективной работы.
  • Снизить зависимость компании от сотрудников. Если процессы прописаны, отпуск, больничный или даже увольнение сотрудника пройдут для компании с минимальными потерями, ведь замещающий работник сможет достаточно быстро вклиниться и выполнять задачи отсутствующего коллеги.
  • Упростить масштабирование бизнеса. Хотите открыть новое направление или начать работать в новом регионе? Прописанные бизнес-процессы позволят значительно сократить на это усилия, ведь вы и ваши сотрудники будете четко понимать, что и как делать.
  • Увеличить лояльность клиентов и повысить продажи. Если работа с клиентами разложена на описанные бизнес-процессы, за выполнением которых производится контроль, то клиент всегда получит заявленный уровень сервиса и скорость работ. И отсутствие его персонального менеджера на рабочем месте этому никак не помешает. 

Как подступиться к бизнес-процессам?

Итак, перед вами пример бизнес-процесса, найденный в Интернете. Выглядит устрашающе, неправда ли? 

Большое количество разных блоков, разной формы, стрелочки, кружочки и прочее просто обескураживают.

Но давайте не будем забывать, что никто не рождается гениальным, и все гениальное просто, если в нем разобраться. При внедрении Битрикс24 мы часто сталкиваемся с тем, что многие руководители испытывают значительные затруднения в описании процессов, которые нужно отразить в системе, даже в отношении воронки продаж и ее стадий. На самом деле, при внедрении Битрикс24 вам достаточно просто списком перечислить, что происходит, и какой этап за каким следует, остальное – уже наша работа. Все будет настроено в системе именно так, как вам нужно, и при совершении определенного действия будут выставляться новые задачи для сотрудников назначенных подразделений. Так, вам и вашим сотрудникам не нужно будет разбираться в сложных схемах.

Однако, если вы хотите четко понимать, менять и оптимизировать ваши бизнес-процессы, советуем дочитать эту и следующую статьи до конца.

Начнем с азов – что следует учесть при построении бизнес-процесса:

  1. Чем начинается и заканчивается бизнес-процесс.
  2. Какие операции, как и в какой последовательности выполняются.
  3. Какие инструменты и материалы нужны исполнителю в ходе работы по бизнес-процессу.
  4. Какие документы используются на разных стадиях процесса.
  5. С какими другими процессами связан описываемый бизнес-процесс, в каких точках и как.
  6. Какие показатели необходимо получить, чтобы результат процесса считался успешным.

Что значат разные фигуры на примере и как их использовать?

Существует несколько нотация для описания бизнес-процессов, на примере выше использована BPMN 2.0. Сильно углубляться в нее не будем, пройдем лишь по основным понятиям.

На примере все пространство разделено на 3 горизонтальных блока: путешественник, туроператор и авиакомпания. Это «дорожки» или «пулы», которые помогают разделить весь процесс на совокупности операций и лиц, которые их выполняют.

Перейдем к основным блокам схемы бизнес-процесса.

Разумеется, профессиональные бизнес-аналитики используют куда больше элементов, однако указанных более чем достаточно для простого описания процесса непрофильным специалистом или руководителем.

Теперь, когда вы понимаете значение элементов схемы бизнес-процесса, вы можете без труда прочитать и понять, как действовать по процессу, указанному в качестве примера.

Для описания и построения собственных бизнес-процессов, следуйте ряду правил:

  • Бизнес процесс должен быть законченным, то есть вести в конечное событие через все необходимые для его достижения задачи и действия.
  • Бизнес-процесс должен быть лаконичным. Несмотря на та, что процессы зачастую содержат большое количество задач и условий, само их описание должно быть простым и понятным. Если для описания бизнес-процесса исполнителю или руководителю нужно более 15 минут, следует переписать процесс или разбить его на несколько.
  • Все участники и документы должны быть указаны в бизнес-процессе. Если их нет, процесс попросту не будет рабочим.

Этапы создания бизнес-процесса

Рассмотрим создание бизнес-процесса на примере обработки входящей заявки в B2B-компании.

1. Подготовительный этап:

    1. Собираем участников бизнес-процесса.
    2. Собираем всю необходимую для запуска процесса информацию и перечень необходимых документов и программного обеспечения.

2. Задаем границы процесса: в каком случае результат будет достигнут и когда можно начинать работу над процессом.

3. Определяем элементы бизнес-процесса:

    • Цель.
    • Шаги.
    • Последовательность.
    • Тайминг.
    • Исполнители.
    • Ресурсы на каждом из этапов.
    • Требования к результату.
    • Показатели эффективности.
    • Владелец или ответственный.
4. Разбиваем бизнес-процесс на основные этапы. Укрупненно и последовательно перечисляем этапы процесса.

5. Добавляем развилки и другие события. Детализируем процесс с учетом выполнения различных условий.

6. Обозначаем роли участников. Как правило здесь указывается должность или функция сотрудника.

7. Добавляем документы, базы данных и программы.

Вы всегда можете получить бесплатную консультацию, в ходе которой мы поможем вам понять, как должен выглядеть тот или иной бизнес-процесс.

Получить бесплатную консультацию

В Битрикс24 данный бизнес-процесс можно будет видеть в представлении Канбан. Кроме того, автоматическое создание задач для сотрудников при выполнении определённых условий или переходе к выбранному этапу процесса также можно настроить.

Отметим, что бизнес-процессы могут меняться и оптимизироваться в зависимости от внешних и внутренних факторов компании. Как их оптимизировать и улучшать, поговорим в следующей статье уже через неделю.

Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы не пропустить!

Cookie-файлы
Настройка cookie-файлов
Детальная информация о целях обработки данных и поставщиках, которые мы используем на наших сайтах
Аналитические Cookie-файлы Отключить все
Технические Cookie-файлы
Другие Cookie-файлы
Мы используем файлы Cookie для улучшения работы, персонализации и повышения удобства пользования нашим сайтом. Продолжая посещать сайт, вы соглашаетесь на использование нами файлов Cookie. Подробнее о нашей политике в отношении Cookie.
Понятно Подробнее
Cookies