ВРЕМЯ ЧТЕНИЯ 9 МИНУТ

ОПТИМИЗИРУЕМ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ: ПРАВИЛА, ЭТАПЫ И ОШИБКИ

Одна из важнейших задач использования бизнес-процессов – поиск узких и проблемных мест в работе и их устранение. В этой статье мы поговорим о том, как оптимизировать бизнес-процессы для роста показателей эффективности компании.


Существующие процессы нужно оптимизировать, если они:

  • Долгие. Если весь процесс занимает слишком много времени, возможно, при его построении не были учтены некоторые факторы. Соберите обратную связь от исполнителей и выявите проблемы, чтобы устранить или обойти их в новом бизнес-процессе.
  • Дорогие. Иногда в ходе работ используются какие-либо платные инструменты, или же привлекаются аутсорсеры. Даже если задействованы только штатные сотрудники и они используют только бесплатные средства и сервисы, в затраты процесса ложится их оплата труда. Так, в некоторых случаях работа «дорогих» специалистов делает процесс не окупаемым. Поэтому следите за расходами на выполнение бизнес-процессов, возможно их можно значительно сократить за счет замены исполнителя или ресурсов, например, программного обеспечения.
  • Дают некачественный результат. Если вы не получаете нужное качество, скорее всего, причина кроется в самой структуре процесса и исполнителях. Исследуйте бизнес-процесс, найдите и исправьте узкие места.
  • Систематически не выполняются сотрудниками. Зачастую сотрудники не следуют процессам не потому, что не хотят, а потому, что сам процесс «кривой» или сложный. Если сотрудники не работают по процессу, уточните у них причины, чтобы заменить нерабочий процесс рабочим.

Как оптимизировать бизнес-процессы?

Разобьём оптимизацию бизнес-процессов на простые этапы.

1. Определение бизнес-процесса, который нужно оптимизировать. На какие бизнес-процессы стоит обратить внимание, мы уже описали выше. Однако есть еще 3 важные вещи, которые стоит учитывать при выборе конкретного бизнес-процесса для оптимизации:

  • Значимость процесса и приоритетность изменений. Если процесс является ключевым в вашей компании, к примеру это процесс обработки заявок для интернет-магазина, следует оптимизировать его в первую очередь. Об одном из методов приоритезации – RICE – мы уже рассказали в одной из предыдущих статей цикла о менеджменте.
  • Взаимосвязь с другими процессами. Нередко при оптимизации одного из процессов не учитывают, как он взаимосвязан с другими, что влечет к ряду серьезных последствий. Улучшив один процесс, можно попросту «сломать» связанные с ним. Поэтому, оптимизируйте постепенно вносите корректировки во все взаимосвязанные процессы.
  • Располагаемые ресурсы. Перед тем, как приступать к оптимизации, определите, достаточно ли у вас ресурса и для оптимизации, и для внедрения нового процесса. Если нет, то лучше перераспределить ресурсы или отложить оптимизацию, в зависимости от приоритетности и значимости процесса и изменений.
2. Определение целей оптимизации. Цели могут быть:

3. Исследование бизнес-процесса и поиск проблем. На данном этапе необходимо понять, на каком именно этапе у исполнителей возникают сложности. В качестве примера рассмотрим процесс оплаты услуг подрядчиков и других контрагентов.

Для поиска проблемных мест лучше всего оцифровать каждый из этапов. Это поможет наглядно понять, где все узкие места. 

Так, в указанном примере, в течение из 10 поступивших на оплату счетов до бухгалтерии дошло только 2. При более детальном рассмотрении, мы видим, что непосредственный руководитель «завернул» 1 документ, юрист – 2, а коммерческий директор – 5. Это повод пообщаться с ним, и выяснить причины. Они могут быть разными: от превышения запланированного бюджета, неинформированности его об остатке или банальной нехватки времени до личной неприязни.

4. Варианты изменений бизнес-процесса. Найдя проблему и изучив ее причины можно разработать варианты решений. Как правило изменения связаны с:

  • сжатием ответственности. Иногда имеет смысл объединить мелкие задачи в группы и назначить ответственного не за каждую из них по отдельности, а за группу в целом. Это позволит сократить время, уменьшить количество ошибок и переделок за счет меньшей передачи задач и результатов из рук в руки.
  • преобразованием логики процесса. Это также позволит ускорить работу. Зачастую процессы построены линейно и последовательно во времени, хотя некоторые из задач могут выполняться параллельно и одновременно.
  • специализацией процессов. Иногда для более быстрой и качественной работы целесообразно использовать разные сценарии выполнения задач. К примеру, можно создать отдельную ветку для более быстрого обслуживания крупных клиентов.
  • снижением контроля и согласований. Зачастую построенные бизнес-процессы предполагают 4-5 ступеней согласования. Для ускорения работы можно сократить их до 2-3, убрав излишние. На это сложно решиться, однако такие меры снизят время выполнения процесса и повысят качество результата, а также количество выполненных задач.

В нашем примере изменениями могут быть:

  • отправка информации об остатке неизрасходованного бюджета вместе с документами на утверждение, если проблема в том, что коммерческий директор не информирован о уже совершенных расходах;
  • согласование документов не у коммерческого директора, а у его заместителя, если проблема в занятости первого;
  • согласование счетов до определенной суммы у заместителя;
  • исключение этапа утверждения у коммерческого директора, и передача этих полномочий и ответственности непосредственному руководителю.

Варианты можно дробить на составляющие и компоновать, например, можно не согласовывать счета до определенной суммы.

5. Выбор внедряемых изменений с учетом всех влияющих на процесс и результат факторов, а также взаимосвязью оптимизируемого бизнес-процесса с остальными.

6. Внедрение измененного бизнес-процесса. Здесь главным образом происходит информирование участников процесса. Также, если вы используете какое-либо ПО для работы по бизнес-процессам, например, Битрикс24, следует обратиться к интегратору для внесения изменений. 

Какие ошибки чаще всего допускают при оптимизации бизнес-процессов?

1. Слишком резкие изменения. Быстрая и резкая перестройка может серьезно навредить компании. Поэтому лучше вводить изменения постепенно, контролируя при этом, как изменилась сама работа, ее результат и связанные процессы.

2. Завышенные требования. Изменения и пожелания должны быть выполнимыми. Бизнес-процессы – про операционную деятельность и KPI, а не про стратегию. Поэтому принцип «проси больше, чтобы получить нужный результат» здесь не будет работать.

3. Не учитывается человеческий фактор. Пообщайтесь с сотрудниками, выявите их сильные и слабые стороны. Это поможет максимально эффективно распределить роли в процессе.

4. Слишком активная вовлеченность руководства. Большое количество контроля удлинит процесс и снизит мотивацию сотрудника и, как следствие, качество результата. О том, какие точки контроля выбрать, мы уже написали в одной из предыдущих статей цикла о менеджменте.

5. Оптимизация ради оптимизации. Корректируйте только те процессы, которые плохо работают или дают некачественный результат. Если вы всем довольны, но кажется, что можно лучше, просто оставьте процесс таким, какой он есть сейчас. Через какое-то время условия на рынке поменяются, и в оптимизации возникнет реальная необходимость. 

Этой статьей мы заканчиваем первую часть цикла о менеджменте. Дальше вас ждет несколько статей о том, как оценивать работу продаж, маркетинга и других подразделений, а также о ежегодной отчетности и планировании.

А еще мы открыты для ваших вопросов и предложений! Напишите в наши соцсети или почту kuhto.a@softservice.by, о чем вы бы хотели прочитать в следующих статьях, и мы обязательно включим их в наш план. 

Cookie-файлы
Настройка cookie-файлов
Детальная информация о целях обработки данных и поставщиках, которые мы используем на наших сайтах
Аналитические Cookie-файлы Отключить все
Технические Cookie-файлы
Другие Cookie-файлы
Мы используем файлы Cookie для улучшения работы, персонализации и повышения удобства пользования нашим сайтом. Продолжая посещать сайт, вы соглашаетесь на использование нами файлов Cookie. Подробнее о нашей политике в отношении Cookie.
Понятно Подробнее
Cookies