• Долгие. Если весь процесс занимает слишком много времени, возможно, при его построении не были учтены некоторые факторы. Соберите обратную связь от исполнителей и выявите проблемы, чтобы устранить или обойти их в новом бизнес-процессе.
• Дорогие. Иногда в ходе работ используются какие-либо платные инструменты, или же привлекаются аутсорсеры. Даже если задействованы только штатные сотрудники и они используют только бесплатные средства и сервисы, в затраты процесса ложится их оплата труда. Так, в некоторых случаях работа «дорогих» специалистов делает процесс не окупаемым. Поэтому следите за расходами на выполнение бизнес-процессов, возможно их можно значительно сократить за счет замены исполнителя или ресурсов, например, программного обеспечения.
• Дают некачественный результат. Если вы не получаете нужное качество, скорее всего, причина кроется в самой структуре процесса и исполнителях. Исследуйте бизнес-процесс, найдите и исправьте узкие места.
• Систематически не выполняются сотрудниками. Зачастую сотрудники не следуют процессам не потому, что не хотят, а потому, что сам процесс «кривой» или сложный. Если сотрудники не работают по процессу, уточните у них причины, чтобы заменить нерабочий процесс рабочим.

Как оптимизировать бизнес-процессы?

Разобьём оптимизацию бизнес-процессов на простые этапы.

1. Определение бизнес-процесса, который нужно оптимизировать. На какие бизнес-процессы стоит обратить внимание, мы уже описали выше. Однако есть еще 3 важные вещи, которые стоит учитывать при выборе конкретного бизнес-процесса для оптимизации:

• Значимость процесса и приоритетность изменений. Если процесс является ключевым в вашей компании, к примеру это процесс обработки заявок для интернет-магазина, следует оптимизировать его в первую очередь. Об одном из методов приоритезации – RICE – мы уже рассказали в одной из предыдущих статей цикла о менеджменте.
• Взаимосвязь с другими процессами. Нередко при оптимизации одного из процессов не учитывают, как он взаимосвязан с другими, что влечет к ряду серьезных последствий. Улучшив один процесс, можно попросту «сломать» связанные с ним. Поэтому, оптимизируйте постепенно вносите корректировки во все взаимосвязанные процессы.
• Располагаемые ресурсы. Перед тем, как приступать к оптимизации, определите, достаточно ли у вас ресурса и для оптимизации, и для внедрения нового процесса. Если нет, то лучше перераспределить ресурсы или отложить оптимизацию, в зависимости от приоритетности и значимости процесса и изменений.

Так, в указанном примере, в течение из 10 поступивших на оплату счетов до бухгалтерии дошло только 2. При более детальном рассмотрении, мы видим, что непосредственный руководитель «завернул» 1 документ, юрист – 2, а коммерческий директор – 5. Это повод пообщаться с ним, и выяснить причины. Они могут быть разными: от превышения запланированного бюджета, неинформированности его об остатке или банальной нехватки времени до личной неприязни.

4. Варианты изменений бизнес-процесса. Найдя проблему и изучив ее причины можно разработать варианты решений. Как правило изменения связаны с:

• сжатием ответственности. Иногда имеет смысл объединить мелкие задачи в группы и назначить ответственного не за каждую из них по отдельности, а за группу в целом. Это позволит сократить время, уменьшить количество ошибок и переделок за счет меньшей передачи задач и результатов из рук в руки.
• преобразованием логики процесса. Это также позволит ускорить работу. Зачастую процессы построены линейно и последовательно во времени, хотя некоторые из задач могут выполняться параллельно и одновременно.
• специализацией процессов. Иногда для более быстрой и качественной работы целесообразно использовать разные сценарии выполнения задач. К примеру, можно создать отдельную ветку для более быстрого обслуживания крупных клиентов.
• снижением контроля и согласований. Зачастую построенные бизнес-процессы предполагают 4-5 ступеней согласования. Для ускорения работы можно сократить их до 2-3, убрав излишние. На это сложно решиться, однако такие меры снизят время выполнения процесса и повысят качество результата, а также количество выполненных задач.

В нашем примере изменениями могут быть:

• отправка информации об остатке неизрасходованного бюджета вместе с документами на утверждение, если проблема в том, что коммерческий директор не информирован о уже совершенных расходах;
• согласование документов не у коммерческого директора, а у его заместителя, если проблема в занятости первого;
• согласование счетов до определенной суммы у заместителя;
• исключение этапа утверждения у коммерческого директора, и передача этих полномочий и ответственности непосредственному руководителю.

Варианты можно дробить на составляющие и компоновать, например, можно не согласовывать счета до определенной суммы.

5. Выбор внедряемых изменений с учетом всех влияющих на процесс и результат факторов, а также взаимосвязью оптимизируемого бизнес-процесса с остальными.

6. Внедрение измененного бизнес-процесса. Здесь главным образом происходит информирование участников процесса. Также, если вы используете какое-либо ПО для работы по бизнес-процессам, например, Битрикс24, следует обратиться к интегратору для внесения изменений.