Офис, удаленка и гибридная модель

ВРЕМЯ ЧТЕНИЯ 19 МИНУТ

ОФИС, УДАЛЕНКА И ГИБРИДНАЯ МОДЕЛЬ:
ПРЕИМУЩЕСТВА, НЕДОСТАТКИ И КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ

Если еще 3 года назад удаленка была чем-то редким и экзотическим , сегодня многие или уже имели такой опыт в прошлом, или же остались работать из дома по сей день. Кроме того, сейчас многие соискатели рассматривают для себя только удаленный формат работы как наиболее комфортный, иногда соглашаясь на гибридный.

В чем преимущества и недостатки каждого из форматов, когда их использовать, а когда не стоит – разберем в сегодняшней статье.

Работа в офисе

Самый привычный и понятный формат – это работа в офисе. Сотрудники на виду весь рабочий день и находятся на предназначенных для этого рабочих местах. В любой момент можно подойти к работнику, посмотреть, чем он занят, пообщаться с ним лично. Однако это далеко не значит, что все время, что сотрудник проводит в офисе, он уделяет именно работе. Компания Crossover проанализировала использование рабочего времени и пришла в выводу, что 89% сотрудников транжирят рабочее время в офисе каждый день. Так, 31% сотрудников ежедневно тратит примерно 1 час в офисе на нерабочие вопросы, для 16% это 2 часа и для 10% – 3 часа и более. Кроме того, 44% респондентов отметили, редко уделяют время рабочим задачам в пятницу после обеда. Именно поэтому мы анонсируем свежие статьи нашего цикла о менеджменте как раз в это время.

Таким образом, можно назвать более качественный контроль рабочего времени в офисе иллюзорным, ведь, как и дома, здесь много отвлекающих факторов, но они носят немного другой характер. Если на удаленке пить кофе удобнее за компьютером, не отвлекаясь от рабочих вопросов, то в офисе есть большое количество единомышленников, готовых разделить этот процесс и скрасить его беседой, занимающей иногда достаточно много времени.

Поэтому у работы в офисе есть как свои преимущества, так и свои недостатки.

Преимущества работы в офисе для компании:

Информированность. Если сотрудник работает в офисе, он с большей долей вероятности будет в курсе всех новостей, даже если руководитель ему официально пока ничего не сообщал. Сотрудники общаются между собой в кабинете, в столовой и так далее, поэтому чаще и больше узнают новости.
Коммуникации и личное общение. Хоть цифровизация и внесла значительные корректировки во все сферы нашей жизни, достойной замены живому общению до сих пор нет. Конечно, можно созвониться по видео-связи, однако подсознательно такое общение все же воспринимается как «человек-машина», а не «человек-человек», поэтому по-настоящему доверительные отношения можно выстроить только при личном присутствии собеседников.
Доступность всех необходимых ресурсов и оборудования. Иногда имеют место ситуации, когда сотруднику нужен какой-нибудь ресурс или оборудование, которым он пользуется достаточно редко. Простой пример – принтер или сканер. Многие сотрудники его используют в лучшем случае раз в месяц, и, находясь в офисе, могут воспользоваться принтером коллег из соседнего отдела. А на удаленке при необходимости что-то срочно распечатать, единственный вариант – посещение печатного центра, что отнимает куда больше времени.
Стабильность и регламенты. Практически всегда работа в офисе – это фиксированный рабочий график и обеденный перерыв. Рабочее время можно фиксировать и на удаленке, однако здесь его значительно сложнее проконтролировать.
Возможность внезапного контроля. Вы всегда можете зайти в кабинет к сотруднику и банально проверить, есть ли он на рабочем месте и чем он занимается. Помимо самого контроля это также дисциплинирует работников, заставляя их больше времени уделять работе.
Информационная безопасность и защита данных. В офисе сотрудник будет в любом случае работать на корпоративном компьютере, на котором будут установлены все необходимые для защиты данных программы.

Недостатки работы в офисе для компании:

Большие расходы на содержание офиса. Сюда входят аренда, коммунальные платежи, вода, чай-кофе и другие расходы, связанные с обслуживанием, ремонтом и обеспечением работы сотрудников в офисе. Если же пересмотреть формат работы сотрудников и отправить многих на удаленку, можно значительно сократить эти расходы.
«Уважительные» отвлекающие факторы. Часто сотрудникам на удаленке не позволяет надолго и часто отвлекаться от работы банальная совесть, в то время как в офисе кажется, что все разговоры и отвлечения – по делу, поэтому сотрудники проваливаются в длительные обсуждения, начиная с рабочих вопросов и переходя на темы, не имеющие к ней отношения. И это кажется нормальным, ведь начинался долгий разговор с работы.
Сотрудники продают свое время, а не результат. Еще одна часто встречаемая модель поведения, когда работники считают, что им платят за их 40 часов в неделю, а не за тот результат, который они показывают. А на что именно потратить это время и как его распределить, они могут решить сами.
Иллюзорность контроля. Казалось бы, проще контролировать сотрудников, которые работают с вами в одном офисе, ведь можно попросту зайти к ним, однако это совсем не значит, что, как только вы покинете их рабочее место, они продолжат работать, а не вернутся к разговорам или социальным сетям. Поэтому для контроля все же лучше использовать предназначенное для этого ПО. Есть решения, направленные именно на контроль рабочего времени и действий сотрудника за компьютером. Однако они достаточно дорогие и узконаправленные. А есть решения, например, Битрикс24, которые, помимо функции контроля рабочего времени в целом и по задачам, включают в себя и множество других инструментов, как CRM, чат, работу с задачами и многое другое.
Больший риск выгорания и повышенная усталость. Постоянный контроль негативно влияет на лояльность сотрудников и их желание давать качественный результат. Кроме того, работа в офисе подразумевает дополнительные затраты времени и сил на дорогу, сборы и т.д. Поэтому нередко работники, живущие далеко от офиса, к концу недели уже чувствуют себя очень уставшими и, как следствие, становятся малоэффективными.
Влияние сотрудников на коллег. Доступность личного общения и информированность имеет и обратную сторону. Нередко негативно-настроенные сотрудники могут повлиять на мнение коллег о компании и работе, что может привести к разным нежелательным последствиям вплоть до саботажа и увольнения.
Дезинформация, сплетни и домыслы. Не все, что обсуждается у куллера соответствует действительности. Так, сотрудники могут быть дезинформированы коллегами, пусть даже те и не имели злого умысла, а просто передали услышанную информацию, зачастую в собственной интерпретации.

В каких случаях выбрать формат сотрудничества в офисе?

В целом, этот формат подходит абсолютно для всех случаев. Хотя бы потому, что традиционно работа компаний складывалась именно из труда тех, кто приходит в назначенное место в назначенное время и выполняет свои обязанности. Поэтому можно смело сказать, что, даже сегодня, работа в офисе – это основной формат сотрудничества, который в случае необходимости можно заменить на удаленный или гибридный.

Удаленный формат работы

Бытует мнение, что удаленщик – это человек в пижаме и тапочках, который начинает и заканчивает работу, когда ему удобно, делает ее в том объеме и качестве, как посчитает нужным, и постоянно отвлекается на домашние дела. Однако важно понимать, что несмотря на отсутствие в офисе, он такой же штатный сотрудник, у которого есть рабочий график, регламентированный перерыв, должностные обязанности и сроки. Единственное отличие от офисных сотрудников – местонахождение удаленщика.

Преимущества удаленной работы сотрудника для компании:

Сокращение расходов на аренду и обслуживание офиса. Разумеется, 1 удаленный сотрудник мало изменит ситуацию. Однако, если проанализировать коллектив, выяснится, что удаленно может работать значительно большая часть коллектива, и разница в расходах на офис будет уже ощутимой.
Возможность нанять более квалифицированных или менее дорогих сотрудников из других регионов. Нередко квалифицированные сотрудники в вашем регионе стоят дорого, или их нет вовсе. В этом случае можно расширить географию поиска и нанять не того, кто рядом, а того, кто действительно подходит по профессиональным. А еще линейные сотрудники, особенно в крупных городах, стоят значительно выше, чем в более мелких. Таким образом, удаленка помогает сократить не только расходы на офис, но и расходы на оплату труда, а также качественно улучшить штат.
Только работа и ничего личного. Удаленщики не шепчутся по углам и не вступают в конфронтации с другими сотрудниками и отделами. Просто потому что у них нет личной доверительной связи, которая помогает им объединяться в коалиции и дружить против кого-либо. Они заняты работой и куда меньше офисных сотрудников уделяют время личным взаимоотношениям с коллегами. Таким образом, меньшая степень личного взаимодействия способствует созданию неконфликтной среды в коллективе.
Более высокая удовлетворенность сотрудника работой и его лояльность. Зачастую удаленка воспринимается как некая прибавка к зарплате или дополнительное поощрение. Сотрудник не тратит время на дорогу, сборы, работает в комфортной для себя обстановке, что заставляет его больше ценить работодателя.
Нацеленность сотрудника на результат. Если в офисе у сотрудников часто «рабочий день до 18», и неважно, чем они заняты, делом или чтением новостей. Ведь руководитель видит, что они ходят на работу, а значит, работают. В то же время у удаленщиков совсем другой подход к оценке работы. Их судят за результаты. И если результатов нет, или они плохие, над ними нависает реальный риск увольнения, потому что результат – практически все, что видно из их работы.

Недостатки удаленной работы для компании:

Сложность в коммуникации и более низкая информированность сотрудника. Этот аспект можно условно отнести к недостаткам, поскольку в случае с удаленными сотрудниками руководитель должен самостоятельно информировать их обо всех новостях и изменениях. С другой же стороны, у сотрудников будет только подтвержденная и достоверная информация, никаких сплетен и домыслов. Поэтому, если наладить оповещение сотрудников, например, в разделе Новости портала Битрикс24, этот недостаток по сути нивелируется.
Отсутствие ощущения контроля. Опять же, более высокий контроль над офисными сотрудника – вещь мнимая, но тем не менее часто у руководителей формируется именно такое ощущение. Для осуществления реального контроля над сотрудниками и их работой лучше использовать специальное ПО, как Битрикс24, которое позволяет в равной степени следить за работой как офисных, так и удаленных сотрудников.
Отсутствует командный дух. Еще один поправимый недостаток. Чтобы повысить сплоченность организуйте тимбилдинги и другие командные мероприятия, иле же используйте гибридный формат работы, когда сотрудники несколько дней работаю в офисе и несколько дома.
Подходит не для всех сотрудников и подразделений. Это реальный и самый сильный недостаток удаленки. На самом деле, она подходит далеко не для всех специальностей и не для каждого конкретного сотрудника. Как понять, подходит ли удаленка конкретному человеку, поговорим чуть позже, а сейчас перечислим специальности и профили, которые чаще всего успешно работают удаленно:

IT: разработчики, верстальщики, поддержка и другие.
Продуктовые команды – те, кто занимается непосредственно разработкой новых продуктов и услуг.
Маркетинг.
Дизайн.
Юридический отдел.
HR.
Клиентская и техническая поддержка.
Колл-центры.
Специалисты по холодным продажам.

Когда стоит использовать удаленный формат работы?

Для сотрудников, которые работают в основном за компьютером. Удаленная работа не возможна, например, в производстве с использованием специальных станков, машин и другого оборудования. Если же основной рабочий инструмент – это компьютер или ноутбук, ни сотрудник, ни вы не ощутите значимой разницы от того, где именно он находится физически. Разумеется, если удаленная работа грамотно выстроена и сотрудник ответственно к ней относится.
Для сотрудников, которые не задействованы в постоянной командной работе и большом количестве встреч и переговоров с коллегами. Если основная часть работы – коммуникации с коллегами, имеет смысл работать в офисе хотя бы несколько дней в неделю, т.е. использовать гибридный формат.
Если у сотрудника уже есть опыт удаленной работы и/или организованное для работы пространство дома. Без опыта организации своего рабочего времени и в нерабочей атмосфере, когда постоянно отвлекают дети и домашние дела, у сотрудника вряд ли получится работать из дома эффективно. Поэтому важно, чтобы у него было свое пространство, где его «не дергают» в течение всего рабочего дня, а также умение говорить «нет» домочадцам, и «да» работе.
Если часть команды уже работает удаленно или распределена по офисам в разных городах. Не имеет особого смысла держать сотрудника в офисе, если его команды там нет. Поэтому лучше предоставить ему удаленный вариант и использовать его рабочее место для других сотрудников.

Выше указаны критерии, которые распространяются как на найм новых сотрудников, так и при переводе на удаленную работу уже имеющихся. Давайте рассмотрим, что дополнительно нужно учесть в каждом из случаев.

Когда стоит нанимать удаленных сотрудников?

Если кандидат должен обладать какими-либо узкими знаниями, иметь высокую или уникальную квалификацию. Зачастую такие сотрудники дорогие или их нет в вашем регионе. А некоторые из них просто предпочитают работать удаленно. Не нужно жертвовать качеством с целью видеть сотрудника в офисе каждый день. Как правило, такие кадры имеют высокую степень самоорганизации и не нуждаются в постоянной помощи и контроле. Поэтому можно запросто работать с ними удаленно.
Если есть необходимость нанять рядового сотрудника в рамках небольшого бюджета. Если вас интересуют стандартные навыки и умения, но сотрудники в вашем регионе стоят дорого, присмотритесь к удаленщикам, которые находятся не так близко. Это очень частая практика среди разработчиков, маркетологов, дизайнеров, специалистов колл-центров, холодных продаж и других специальностей.
Если сотрудник имеет опыт работы со схожим функционалом и нет необходимости его много обучать. Бывают случаи, когда сотруднику нужны ваши пристальное внимание и контроль. Как правило, это характерно для бывших студентов и работников, недавно освоивших новую специальность. Если же опыт работы с похожими задачами есть и он подтвержден, к примеру, портфолио, можно рассмотреть вариант удаленной работы.

Когда можно перевести имеющегося сотрудника на удаленку?

Если он имеет должную квалификацию, обладает всеми нужными навыками и не нуждается в постоянной помощи и частом контроле коллег и руководителя. Если работа сотрудника не требует постоянного вмешательства руководителя и коллег, и основная часть коммуникаций между ними представляет цепочку вида «прошу утвердить – ок», особого смысла в его работе в офисе нет, и можно переводить его на удаленку.
Если он зарекомендовал себя как ответственный и организованный сотрудник. Если сотрудник показывает себя как самостоятельную единицу, которая способна выстроить свою работу так, чтобы все задачи выполнялись в срок и в надлежащем качестве, никаких препятствий перед удаленкой нет.
Если причины перехода на удаленку не связаны с рабочим временем. Как правило, сотрудники сами просят о переводе на удаленку, и здесь важно понять их мотивы и определить наличие мешающих работе факторов. Например, сотрудник может купить квартиру на окраине, а ваш офис находится в центре. И теперь каждый день его дорога в одну сторону занимает 1,5-2 часа. Объективно, он выбрал такую недвижимость не потому что хочет дом подальше от работы, а потому что он значительно дешевле. В таком случае можно пойти навстречу и назначить испытательный срок на удаленке. Если эффективность не снизится, продолжить работать в этом формате, а если опыт будет неудачным – вернуть его в офис или расстаться с ним. Или же причиной может быть состояние здоровья, травма или реабилитация после тяжелой болезни, которые затрудняют его присутствие в офисе, например, сломанная нога и гипс на 2 месяца. В этом случае есть 2 варианта: отпустить его на длительный больничный, на это время перераспределив его задачи и увеличив нагрузку на коллег, или же по его просьбе перевести его на удаленку на время, пока ситуация не исправится. После выздоровления можно принять решение о возвращении в офис или дальнейшей работе из дома. Однако нередко стремление работать из дома связано с уходом за детьми и другими нерабочими проблемами, которые сотрудник планирует решать в рабочее время. В таких случаях разумно отказать в удаленке.

Как организовать работу удаленного сотрудника:

Зафиксируйте график и перерывы. Договоренности и их соблюдение на удаленке очень важны. Первая и одна из главных – рабочий график и время. В идеале, чтобы у всех членов команды рабочий день начинался и заканчивался примерно одновременно, с разбежкой в 1 час. Однако может случиться так, что вы будете находиться в разных часовых поясах, и в ваши 18.00 у сотрудника уже будет глубокая ночь. Решается эта проблема достаточно легко: кроме рабочего графика, установите комфортные часы, когда сотрудник обязательно должен быть с вами на связи. Само же рабочее время и соблюдение графика можно контролировать в Битрикс24
Введите ежедневную или еженедельную отчетность. Так вы будете видеть, какой объем работы проделан за установленный вами период. Чтобы сотрудник не вспоминал мелкие задачи, которые он выполнял, пользуйтесь рабочими отчетами в Битрикс24, в которых можно выбирать выполненные задачи из списка запланированных. Там же можно и планировать задачи на будущий период. Вы также можете использовать инструмент Скрам в Битрикс24 для командной работы с удаленными сотрудниками.
Обозначьте точки контроля и производите его. О том, какие бывают точки контроля мы уже писали в одной из предыдущих статей. Выберите и установите нужные, а в самом контроле вам поможет Битрикс24.
Поясните, что оценивается как результат, так и время. Зачастую у сотрудников остаются свободные часы, которые можно уделить новым задачам и проектам.
Предоставьте доступ ко всем нужным документам и папкам. Еще один основополагающий момент – ресурсы. У сотрудника должен быть доступ ко всему, что ему нужно. Здесь встает вопрос, как быть с конфиденциальной информацией. Ответ прост – ее можно защитить с помощью специального ПО путем запрета перемещения, копирования, печати, изменения и удаления.
Наладьте обмен обратной связью. Регулярно созванивайтесь с удаленными сотрудниками, собирайте их обратную связь и давайте свою. Здесь также удобно использовать инструмент по методологии Скрам Битрикс24, который подразумевает не только совместную работу над задачами и проектами, но и регулярные созвоны, где сотрудники делятся проделанной работой и вместе с вами планируют задачи на ближайшее время.

Гибридный формат работы

Работу в офисе можно легко совместить с удаленной, если сотрудники находятся в одном городе. Гибридный формат подразумевает несколько дней работы в офисе и несколько – из дома. Такой формат возник из потребности некоторых команд в личной коммуникации. В зависимости от того, какие цели стоят перед командой, варьируется количество дней на удаленке и в офисе. Так, если для команды очень важны личные встречи, имеет смысл 3 или 4 дня в неделю работать в офисе и 1-2 дня на удаленке. И наоборот, если они имеют второстепенное значение, количество дней в офисе может составлять от 1 в неделю до 1 в месяц.

Будь то работа в офисе, удаленка или гибрид, каждый формат имеет место в зависимости от ваших целей, особенностей позиции и самого сотрудника. Но в любом случае, качественной работы не возможно достичь без надлежащего контроля и отчетности.

О том, какая отчетность нужна для оценки работы каждого подразделения и сотрудника поговорим уже на следующей неделе в новой статье цикла о менеджменте. Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы не пропустить!