Орг-моменты и бардак: выбираем метод управления и ликвидируем проблему

ВРЕМЯ ЧТЕНИЯ 18 МИНУТ
ДЛИТЕЛЬНОСТЬ 4 ВИДЕО-РОЛИКОВ 17 МИНУТ

ОРГМОМЕНТЫ И БАРДАК: ВЫБИРАЕМ МЕТОД УПРАВЛЕНИЯ И ЛИКВИДИРУЕМ ПРОБЛЕМУ

Одна из главных «головных болей» руководителя – беспорядок в процессах, задачах и проектах. С одной стороны, системная и упорядоченная работа над задачами позволит повысить продуктивность отдела или компании, снизит количество просроченных задач и стабилизирует качество результатов. С другой – этим нужно заниматься, не всегда понятно, как, да и вряд ли руководители определяют это направление как приоритетное. Поэтому многие «работают, как работается», при этом упуская множество возможностей и перспектив.

На деле же отсутствие упорядоченности в работе ведет к ряду достаточно серьезных последствий. Часть из них может быть не актуальна лично для вас в силу специфики работы, но есть и те, которые критичны вне зависимости от того, чем вы занимаетесь.

Внимание! Методы и инструменты можно и нужно комбинировать!

Это что-то «на айтишном»...

И да, и нет. Действительно, сейчас системный подход к работе над задачами и проектами чаще всего используют в IT-сфере. Но далеко не потому, что он подходит только для этой индустрии, а потому, что эта сфера – одна из самых динамично развивающихся, и конкуренция в ней достаточно высока. Именно поэтому «умы индустрии» ищут максимально эффективные способы и методики работы.

Так, например, популярный в IT Канбан был разработан и внедрен еще в середине XX века в компании Toyota для оптимизации производства автомобилей.

Таким образом, можно смело сказать, что популярные методы управления проектами сегодня применимы практически к любой сфере бизнеса и их можно наложить на любые процессы.

Рассмотрим каждый метод и инструмент более подробно.

Waterfall

Этот метод еще называют каскадным и считают в менеджменте классическим. Его суть в том, что все задачи и процессы выполняются в строгой последовательности, и уже на страте к ним есть четкие и непоколебимые требования. Что бы ни произошло и какие бы внешние факторы не появились, процессы и задачи в этом методе управления остаются прежними.

Как работаеn Waterfall?

Метод предполагает 5 следующих друг за другом этапов:

На этапе аналитики устанавливаются требования к конечному результату. Это могу быть технические и временные характеристики, размер и объем, количество и т.д. Например, при создании новой тарифной сетки для ваших продуктов и услуг, требованиями будут: 4 тарифа для разных сегментов покупателей, с шагом цены в 50 BYN. А при создании упаковки: синяя, картонная, 10х15х5 см, с логотипом на крышке. На данном этапе также создается подробное техническое задание и инструкции, прописываются сроки и учитываются риски. Только когда все это готово и утверждено можно переходить к следующему этапу.
Проектирование подразумевает создание образа результата – прототипа. Так, в случае с тарифной сеткой предлагаются и утверждаются возможные варианты состава тарифов и цен. А в случае с упаковкой – создается и утверждается ее дизайн-макет.
Этап реализации подразумевает непосредственно работу над финальным результатом по прототипу. Например, сведение утвержденных тарифов в единую систему или производство небольшой партии упаковки для тестирования.
Когда первый результат произведен, наступает время тестирования. Так, можно получить обратную связь о новой тарифной линейке от лояльных покупателей, а готовую упаковку проверить, к примеру, на то, хорошо ли она закрывается и достаточна ли плотность картона. В случае необходимости, в готовый результат на данном этапе вносятся корректировки.
Завершающий этап – запуск и поддержка. Здесь начинает активно использоваться результат, а также могут вноситься незначительные корректировки. Если же корректировок много или они критичны, весь цикл следует начать с самого начала, т.е. с аналитики.
Для контроля работ по данному методу лучше всего использовать диаграммы Ганта. Этот инструмент наглядно демонстрирует план и сроки работ.

О том, как пользоваться диаграммами Ганта на примере Битрикс24 смотрите в видео-ролике.

Agile

Agile – это скорее не конкретная методика управления проектами, а их семейство. Общая суть всех Agile-методик в том, что, в противовес классической Waterfall, требования к результату и процессу постоянно меняются, поэтому весь процесс разбивают на мелкие циклы или итерации.

Если Waterfall – скорее подходит для разовых задач, с уже готовыми требованиями к результату, то Agile целесообразно использовать для многоступенчатых проектов, условия в которых постоянно меняются и нужно максимально удовлетворить требования клиентов. Это позволит быстрее выполнят работу и более точно соответствовать меняющимся тенденциям и требованиям.

В чем принципиальная разница, разберем на примере составления учебного плана для образования.

Перед тем, как приступить к детальному описанию методик и инструментов, расскажем об основных идеях и принципах Agile:

Сотрудники сами выбирают, какие инструменты в работе им использовать и как. Важен лишь конечный результат, который должен соответствовать меняющимся ожиданиям и быть предоставлен в срок.
Участники команды общаются друг с другом напрямую, без посредников и бюрократии. Лучше – лично или в звонке, и используя интерактивные доски, как Канбан.
Члены команды сосредоточены на работающем продукте, а не на документации. Уделяя большое внимание документации, можно столкнуться с ситуацией, когда в процессе работы над ней поменялись требования с результату.
Приоритетны постоянное общение и обмен обратной связью с заказчиком. Это позволит произвести результат, максимально соответствующий ожиданиям клиента.
Изменения возможны на любой стадии, даже на финальной. Чтобы не пришлось «перекраивать» результат с самого начала, когда он уже почти готов, в первом цикле проработайте самое важное, постепенно двигаясь к более мелким функциям и возможностям на последующих этапах.

Ниже мы рассмотрим, как использовать наиболее популярные методики и инструменте при гибком подходе к управлению проектами.

Scrum

Среди всех гибких методик, Scrum – одна из наиболее популярных. Ее суть заключается в том, что команда работает по фиксированным во времени промежуткам – спринтам, при этом ежедневно обсуждается ход работ на коротких встречах и созвонах.

Основные этапы и правила Scrum:

Для любой качественной работы, вне зависимости, по какой методике она производится, нужна команда. Для Scrum рекомендуются рабочие группы от 6 до 9 человек, в состав которых входят:

Руководитель или владелец проекта – человек, отвечающий за видение и успех проекта. Именно он составляет бэклог проекта.
Scrum-мастер, роль которого следить за эффективностью работы команды: сроками и качеством выполнения задач.
Исполнители, или сама команда. Важно, чтобы они были компетентны, самостоятельны и при необходимости взаимозаменяемы. Нередко исполнителям приходится помогать коллегам для достижения качественного результата.
Заинтересованные лица или стейкхолдеры – все, кто в той или иной степени участвует в проекте и пользуется результатом работ.

В начале работы над проектом составляется бэклог проекта (журнал оставшейся работы). Руководитель проекта заносит в него все задачи, которые должны быть выполнены в течение работы над проектом. Задачи можно объединять в эпики – группы или направления.
Также следует определить количество усилий, которое необходимо для выполнения каждой задачи. Это делается с помощью относительных величин – стори пойнтов. Не важно, какое именно значение присвоено задаче, важно отношение этого значения к значениям других задач (больше или меньше, и на сколько). При оценке с помощью стори пойнтов следует учитывать:

Объем работы. Чем больше действий придется выполнить, тем больше будет значение.
Сложность работы. Чем она сложнее, тем больше значение.
Риски и неопределенность. Чем больше факторов может изменить ход работы, тем значение больше.

Когда бэклог проекта составлен, следует определить длительность спринтов. Важно, чтобы все спринты были одинаковой продолжительности. Рекомендуется выбирать длительность спринта от 1 до 4 недель в зависимости от сложности и длительности проекта, а также состава Scrum-команды. Если же некоторые из задач в бэклоге проекта предполагают значительно более длительное выполнение, лучше разбить их на мелкие задачи, чтобы было проще контролировать ход выполнения работ и оперативно вносить корректировки.
Далее распределяем все задачи бэклога проекта по спринтам. Определяем, какие из них первостепенны, их вносим в один из первых спринтов, а какие являются дополнительными или зависят от результата первостепенных, их можно поместить в более поздние спринты. Также здесь важно учитывать и присвоенные задачам стори пойнты. Их суммарное количество в каждом из спринтов должно быть примерно одинаковым. Это поможет грамотно распределить нагрузку по спринтам и запланировать на каждый из них только те задачи, которые реально могут быть выполнены в выделенный срок. Если после первого спринта оказалось, что команда перегружена, суммарное количество стори пойнтов, выделенных на один спринт можно уменьшить. Или, наоборот, увеличить, если у сотрудников осталось много свободного времени.
Когда задачи на первые спринты определены, можно начинать работу и приступать к выполнению задач.
На протяжении каждого спринта важно встречаться или созваниваться со всеми членами команды. Это – ежедневные Scrum-собрания длительностью не более 15 минут, в ходе которых Scrum-мастер задает команде лишь 3 простых вопроса:

Что сделали для завершения проекта? – определяем, какое количество и какой работы уже было проделано, чтобы понять, с нужным ли темпом идет работа над проектом.
Что собираетесь делать дальше? – определяем, в нужном ли направлении движется команда.
Что вам мешает двигаться дальше? – определяем, какие есть препятствия для работы и устраняем их.

После завершения спринта производим обзор результатов: все ли запланированное на прошедший спринт готово, удовлетворяет ли качество работ, возможно в течение спринта возникли какие-либо критические сложности по реализации проекта или появились новые идеи.
Обсуждаем ход работ с заказчиком, выясняем, появились ли новые требования к проекту и все ли устраивает в уже готовой части работ.
Вносим новые корректировки в бэклог проекта, после чего переходим к этапу 5 и движемся дальше по циклу.

Разумеется, все это проще делать в специально созданной среде и с использованием специального программного обеспечения. Так, в Битрикс24 недавно появился функционал для работы по Sсrum. Подробнее о том, как это работает, смотрите в видео.

Канбан

Это название уже несколько раз упоминалось в сегодняшней статье, и сейчас давайте детально разберем, что это и как его использовать при работе с задачами и проектами, а также в ежедневной работе с клиентами.

Канбан – это метод управления, помогающий реализовать выполнение задач «точно в срок». Не будем вдаваться в историю, а перейдем сразу к тому, как его используют сейчас. На данный момент – это скорее инструмент, который применяют и в Waterfall, и в Agile, и в Scrum (есть даже отдельный метод – Scrumban). Его используют для оптимизации работы со сроками и их контроля. Инструмент представляет собой доску, вертикально разделенную на столбцы, определяющие стадии или непосредственно сроки, на которую «крепятся стикеры» в зависимости от столбца. В Битрикс24, например, Канбан используется для работы с задачами и с клиентами.

В случае с задачами, «стикеры»-задачи распределены по Канбан-доске в зависимости от того, какой срок выполнения для каждой из них определен. Так, в начале рабочего дня сотрудники смогут сразу увидеть, какие задачи «заканчиваются» сегодня или завтра, и уделить им должное внимание. В случае, если задача просрочена, это также отобразится в соответствующем столбце. По сути это – привычные всем стикеры на ноутбуке или столе, но уже систематизированные и с настроенными уведомлениями о комментариях или подходящих сроках. Поэтому сопротивления при внедрении такого инструмента со стороны сотрудников точно не будет. Подробнее о том, как применять Канбан для работы с задачами и проектами, в Битрикс24 смотрите в видео.

Что касается Канбана для продаж, в нем столбцы соответствуют стадиям воронки продаж, настроенной под ваш бизнес и специфику, а стикеры в нем – ваши потенциальные сделки. В Канбане для продаж можно видеть не только, сколько сделок у вас находятся на каждой стадии воронки с предполагаемой суммой выручки, но и дела, которые нужно выполнить по этим клиентам. Эта возможность реализована с помощью красных иконок и счетчиков. Все возможности Канбана для работы с клиентами – в видео на нашем Youtube-канале.

Разумеется, существует и множество других методов управления проектами, как PRINCE2, 6 сигм и так далее. Мы же рассмотрели наиболее популярные из них. Если вы хотите узнать больше о новых методах, напишите нам в соцсетях, и мы обязательно сделаем о них отдельную статью.

А уже через неделю мы расскажем об алгоритме действий для руководителя по эффективному управлению проектами для достижения их максимальной эффективности, то есть о цикле Деминга.

Не пропустите! Подписывайтесь на нас в соцсетях, чтобы быть в курсе свежих полезных материалов и статей по менеджменту!