Адаптация удаленного сотрудника

ВРЕМЯ ЧТЕНИЯ 11 МИНУТ

КАК АДАПТИРОВАТЬ НОВОГО УДАЛЕНЩИКА В КОМАНДЕ: ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

В предыдущей статье мы рассказали, как подойти к найму удаленных сотрудников и не прогадать с выбором. Сегодня продолжим блок об удаленщиках и уделим внимание их выводу и адаптации на новом рабочем месте, т.е. онбордингу.

Онбординг подразумевает комплекс мероприятий, которые помогут новому работнику быстрее и качественнее интегрироваться в коллективе, освоиться на новом месте работы и более качественно и быстро выполнять задачи.

Ранее мы уже говорили, что одна из важнейших проблем удаленки – чувство оторванности от команды. Если при выходе нового сотрудника на оффлайн-работу в первый день HR проводит экскурсию по офису и знакомит его с коллегами, что помогает новичку установить контакт с командой, то при удаленной работе это физически не возможно. Поэтому в данном случае важнейшая задача HR и руководителя – сформировать восприятие того, что сотрудник не один и есть коллеги, готовые оказать ему всю необходимую помощь.

Также важно, чтобы новый удаленный сотрудник понимал, что его ждут и он нужен. Для этого как правило используется преонбординг.

Преонбординг

На данном этапе адаптации нового сотрудника происходит работа по подготовке всех необходимых ресурсов для сотрудника.

В первую очередь после принятия оффера кандидатом необходимо зафиксировтаь с ним договоренности и запросить у него информацию о необходимых ресурсах. Для этого используют приветственные письма, которые содержат:

Полные наименование компании (и конкретного продукта/проекта при необходимости), департамента, должности/позиции нового сотрудника.
Дату начала работы.
Основные обязанности.
Длительность и условия для испытательного срока.
Предварительный план работ на испытательный срок.
Предварительные условия работы после ИС.
Контакты прямого руководителя.
Контакты HR.
Перечень необходимых для работы ресурсов и инструментов (техника, сервисы, информация и т.д.) с запросом наличия этих ресурсов у сотрудника или необходимости их предоставить.
Welcome-book с основной информацией о компании.

Крайне важно фиксировать в этом письме основные обязанности сотрудника, ведь статистика показывает, что около 40% новичков покидают работу в первые 45 дней в связи с тем, что заявленный в вакансии функционал не соответствует действительному.

Приветственные письма удобно отправлять через шаблоны в Битрикс24, при этом запрашивать информацию о наличии ресурсов можно с помощью прикрепленной в письмо задачи, так же созданной по шаблону. В этой задаче можно разместить чек-лист, где будущий сотрудник отметит те инструменты, которые у него есть, а по не отмеченным можно будет выставить задачи на ответственных лиц для их предоставления новичку.

Welcome-book – документ, который отвечает на типовые вопросы о компании и работе в ней, а также содержит:

Общую информацию о компании, миссию, ценности, историю, цели и планы на ближайший период.
Информацию об организационной структуре: описание зон ответственности разных департаментов, принципы распределения работы в команде.
Основную информацию о команде: как происходит взаимодействие внутри команды и с внешними субъектами, какие есть правила и регламенты коммуникаций, какой формат общения допустим, а какой нет.
Основные организационные моменты: график работы, отпуска, сикдеи и другие отсутствия, каким может быть карьерный рост, как будет происходить процедура оформления сотрудника и т.д.

Важнейший этап преонбординга – предоставление или передача новому сотруднику всех необходимых для работы ресурсов. Вы можете использовать как готовые Welcome-kit, так и формировать их отдельно для каждого сотрудника. Что обычно входит в Welcome-kit:

Техника, которая пригодится сотруднику в работе. Это может быть ноутбук, наушники, графический планшет и любая другая техника, в зависимости от того, чем именно он будет заниматься.
Брендированная канцелярия, как ручки, карандаши, блокноты, ежедневники, органайзеры и другие предметы, которые также могут пригодиться в работе.
Приятные мелочи: брендированные кружки, футболки, пауэрбанки, стикерпаки, сладости, домашние тапочки и т.д. Эта составляющая создаст благоприятное восприятие компании и заложит фундамент для формирования лояльности команде и бренду.

Важно понимать, что Welcome-kit должен быть получен сотрудником до его первого рабочего дня. Так же как и все остальные необходимые ему ресурсы и инструменты, как почта, доступ к корпоративному порталу и другому ПО должны быть настроены до его выхода на работу. Разумеется, первый рабочий день новичок посвятит скорее всего полностью беседам с командой, знакомству с документами, передачей дел, и вряд ли перейдет непосредственно к работе над задачами. Однако сам факт того, что все готово к его приходу, сформирует восприятие того, что его ждали, и сотрудник будет более благосклонно и ответственно относиться к работе.

Первый рабочий день

Настало время выхода на работу. Первый день – один из самых важных, т.к. именно он и в большей степени формирует восприятие о будущей работе. Давайте разберем, что происходит в этот день более подробно в хронологическом порядке. К примеру, рабочий день нового удаленного сотрудника начинается в 9.00.

8:30. Отправляем новичку приветственное сообщение в мессенждере:

«Евгений, доброе утро! Сегодня отличный день, чтобы начать работу в «Наша компания»! Через полчаса ждем вас онлайн, а пока делайте зарядку, принимайте контрастный душ и заваривайте ароматный кофе. Письмо с дальнейшими инструкциями уже ждет вас на вашем новом корпоративном email. Просто включите ноутбук и откройте почту. До встречи!»

Такое сообщение поможет новичку не проспать, вовлечет его в коммуникацию и сформирует положительное восприятие команды. Автоматическую отправку этого сообщения каждому новому сотруднику можно настроить в Битрикс24.

9:00. Начинается первый рабочий день нового сотрудника. Он включает ноутбук, открывает почту и видит первый email на новом месте работы. В этом письме можно:

Еще раз поприветствовать его в новой команде
Дать доступы к важнейшим ресурсам, нужным для работы.
Продублировать Welcome-book.
Описать, что будет происходить в первые рабочие дни.
Дать короткие инструкции.
Предоставить доступ в календарь со встречами.
Предоставить план работ на испытательный срок.
Предварительно познакомить его с коллегами, с которыми он больше всего будет взаимодействовать.
Оставить контакты лиц, ответственных за его адаптацию, к которым можно будет обращаться в случае возникновения вопросов или трудностей.

Пример письма:

«Евгений, рады видеть вас среди членов команды «Нашей компании»!

Сегодня ваш первый рабочий день, а это значит, вы будете много общаться с новыми коллегами. Вот ваш календарь на сегодня.

Для начала, пожалуйста, заполните ваш профиль на корпоративном портале Битрикс24. Мы уже внесли в него ваше ФИО и email, вам осталось только добавить фото, поделиться номером телефона, а также указать свои интересы и другую информацию, которой вы захотите поделиться, чтобы найти единомышленников среди коллег.

Ваши коллеги тоже есть в на портале, поэтому можете предварительно заочно познакомиться с ними. Вы будете работать с:

Катей Фроловой – SMM, отвечает за наши соцсети. Профиль в Битрикс24 доступен по ссылке.
Игорем Машиным – дизайнер, создает креативы. Профиль в Битрикс24 доступен по ссылке.
Витой Михеевой – интернет-маркетолог, работает с рекламой и рассылками. Профиль в Битрикс24 доступен по ссылке.
Ирой Федоровой – ваш прямой руководитель, планирует и реализует качественную работу всего отдела маркетинга. Профиль в Битрикс24 доступен по ссылке.

Если в никогда не работали с Битрикс24, мы собрали для вас полезные инструкции, которые помогут вам быстро освоиться в системе.

В первую неделю вашей работы вы будете проходить обучение, а также сможете начать работать над вашей первой задачей. Все необходимое для обучение есть в этой задаче в Битрикс24. А ваша первая практическая задача и подзадачи к ней расписаны здесь.

С другими вашими задачами на испытательный срок вы можете знакомиться в соответствующем разделе Битрикс24.

Возможно, для работы вам пригодится наш Welcome-book и другие полезные документы. Все они доступны в нашей базе знаний.

Первый звонок с командой у вас запланирован на 10.00. Подробное описание встречи есть в вашем календаре.

Вас уже добавили в общий чат отдела в Битрикс24, звонок будет проходить там.

Если у вас возникнут какие-либо вопросы или сложности, пожалуйста, пишите или звоните мне, или же своему прямому руководителю Ире Федоровой.

Хорошего старта работы в «Наша компания»! Остаемся на связи.

HR-менеджер «Наша компания»,

Маша Сидорова»

Для отправки такого письма также удобно использовать шаблоны Битрикс24.

10:00 - 11:00. Звонок-знакомство с командой. Возможно в рамках регулярной планерки или отдельно созданный созвон. На этом звонке:

новый сотрудник рассказывает команде о своем опыте и достижениях
той же информацией делятся и его новые коллеги
руководитель коротко рассказывает, как построена работа и взаимодействие внутри команды и со смежными отделами
небольшой тимбилдинг или игра в конце, что поможет установить дружественную атмосферу в коллективе. .

11:00 - 12:00. «Тет» (звонок один на один) с руководителем. Здесь обсуждаются основные организационные моменты в команде, а также важные аспекты испытательного срока.

детали особенностей взаимодействия;
рабочий график и время;
сикдеи, отгулы, отпуска и другие отсутствия;
как будет проходить испытательный срок, обсуждение запланированных задач, критичность сроков, система оценки результата задач.

12:00- 13:00. «Тет» с HR:

общие впечатления о команде и задачах;
помощь в документальном оформлении в компанию.

13:00 - 14:00. Обеденный перерыв.

14:00-14:30. Звонок по обучению с руководителем:

основные аспекты обучения;
обозначение контрольных точек результатов обучения.

15:00-18:00. Старт обучения согласно плана в задачах Битрикс24.

Индивидуальный план развития

Еще один важный инструмент при выходе нового сотрудника – ИПР, или план индивидуального развития. Как правило, он составляется индивидуально для каждого сотрудника, исходя из его знаний, навыков и компетенций в соответствии с необходимым их уровнем. ИПР содержит аспекты, необходимые для качественной работы нового члена команды, для него устанавливается срок выполнения. Как правило, для первого ИПР на новом месте выбирают срок, равный длительности испытательного срока. После его окончания сотруднику предоставляется новый ИПР на следующий период. Он связан с общей стратегией компании. Этот ИПР уже может иметь длительность, которая для вас актуальна в связи со сроками вашего стратегического планирования: квартал, полугодие, год.

Работу и контроль над выполнением ИПР удобно вести в задачах Битрикс24 с использование подзадач или чек-листов.

Испытательный срок

На протяжении всего испытательного срока важно держать контакт с новым удаленным сотрудником. Особенно важны первые две недели. Как правило в это время руководитель контактирует с новичком каждый день. Для этого удобно использовать регулярные встречи в календаре Битрикс24.

Что касается контроля адаптации со стороны HR, здесь будет достаточно встреч раз в неделю на протяжении первого месяца и последующих ежемесячных встреч.

Performance Review

Заключительный этап испытательного срока – это Performance Review, или встреча об итогах ИС. На ней новый сотрудник, его руководитель и HR обсуждают, как прошел испытательный срок:

Сотрудник самостоятельно оценивает свои результаты, ход адаптации и качество работы над задачами. Делится впечатлениями об испытательном сроке, дает обратную связь как о своей работе, так и о том, как был построен процесс со стороны руководителя и HR.
Руководитель дает оценку работы сотрудника на протяжении ИС: что прошло успешно, что нет, почему и над чем еще стоит поработать.
HR дает оценку о результатах со своей стороны.

Главным образом, на Performance Review оцениваются:

Реальные компетенции, знания и навыки сотрудника и их применимость относительно задач компании.
Потенциал сотрудника в рамках текущих условий на занимаемой должности и возможности роста сотрудника. Это нужно для того, чтобы понять, можно ли вырастить, к примеру, из специалиста среднего уровня ведущего специалиста или руководителя.
Эффективность сотрудника с помощью KPI и OKR. Это поможет понять, насколько хорошо новый сотрудник справляется с поставленными задачами в необходимом объеме.

Сегодня мы рассказали, как качественно организовать адаптацию нового удаленного сотрудника, а уже на следующей неделе проведем онлайн-встречу с HR по найму и интеграции новых удаленщиков в команду. Регистрируйтесь!

И не забывайте подписываться на нашу рассылку и соцсети, чтобы не пропустить свежие пятничные статьи и новые онлайн-встречи!