Ситуационное решение этих проблем лежит на поверхности. Так, при недостатке кадров можно нанять дополнительных сотрудников, «догрузить» свободных из смежных подразделений или отдать часть задач на аутсорсинг. При избытке же кадров можно сократить штат или перераспределить и добавить задачи, связанные, к примеру, с развитием. Недостаток квалификации можно исправить за счет обучения, если компания на это готова, или перераспределением задач между сотрудниками по уровню сложности и необходимым знаниям, а сверхквалифицированным сотрудникам можно предложить задачи, связанные с новым направлением или особо ответственные поручения. Высокий размер ОТ можно скорректировать за счет увольнения «дорогих сотрудников» или пересмотра заработной платы и мотивации. А текучку кадров можно уменьшить за счет улучшения условий труда, повышения ощущения ценности сотрудников, возможности карьерного роста и т.д.

Ситуационный подход опасен тем, что руководитель далеко не всегда в курсе назревающей проблемы. А в момент, когда она становится явной, уже поздно что-то менять. Например, о проблемах с численностью и квалификацией сотрудников часто становится известно, когда задача уже просрочена или выполнена некачественно. Чтобы избежать таких ситуаций, используйте системный подход к управлению персоналом или HR-менеджмент (human resources management – менеджмент человеческими ресурсами).

Покажем разницу между ситуационным подходом и HR-менеджментом на простом примере.

HR-менеджмент – функция, направленная на достижение целей компании с помощью использования труда, навыков, компетенций и талантов сотрудников, а также с учетом их удовлетворенности и лояльности компании. Сегодня во многих компаниях есть отдельная должность HR-менеджера, однако нередко этот специалист занимается исключительно наймом и оформлением сотрудников, в то время как в действительности сфера влияния HR-менеджмента куда шире:

• Администрирование персонала: кадровое делопроизводство и учет персонала. Работа по данному направлению призвана обеспечить соответствие всех кадровых событий и перемещений законодательству. Для более быстрой и качественной работы по этому направлению лучше выстроить бизнес-процессы и вести их в какой-либо специализированной системе, например Битрикс24. В ней можно как работать по задачам, так и наладить непосредственно документооборот.
• Рекрутмент – привлечение и адаптация новых сотрудников. Здесь главная задача – обеспечить компанию нужным количеством сотрудников, обладающих необходимыми для работы знаниями. В рекрутмент входит:
• Сбор и актуализация информации о текущих вакансиях и вакансиях на ближайшую перспективу. Нередко в процессе поиска и проведения собеседований требования к кандидату и условия работы меняются. В этом случае возникает необходимость вносить корректировки в вакансию и корректировать поиск. Также в некоторых случаях имеет смысл работа по вакансиям, которые еще не открыты, но будут активны в ближайшее время. Так компания не упустит ни одного подходящего кандидата. Для сбора и актуализации информации по вакансиям и хранения данных о потенциально интересных кандидатах также удобно использовать Битрикс24.
• Сведение и распространение информации о компании и вакансии. Отметим, что вакансии можно размещать не только на специализированных порталах, но и в соцсетях, а также профессиональных чатах и сообществах HR-менеджеров, ведь кто-либо из коллег может поделиться контактами кандидата, который не соответствует ожиданиям его компании, но отлично вписывается в вашу. Не стоит забывать и о поиске через собственных сотрудников – у них может быть подходящий на эту должность знакомый. В качестве мотивации в таких случаях как правило текущему сотруднику предлагается бонус за приведенного.
• Поиск кандидатов. Используя все указанные выше каналы вы сможете найти большое количество кандидатов, из которых выберете наилучшего.
• Сбор базы кандидатов в необходимом объеме. Как правило количество кандидатов устанавливается руководителем.
• Отбор. На данном этапе проводятся собеседования, анализируются тестовые задания и непосредственно выбирается наиболее подходящий кандидат. HR-менеджеру будет удобно использовать календарь Битрикс24 для планирования собственного и времени коллег, принимающих участие в собеседованиях, и назначения встреч и звонков, а также контроля сроков выполнения тестовых заданий. После проведения собеседований и обсуждения кандидатов HR-менеджер получает обратную связь от соискателя и окончательно согласовывает с ним и с руководителем условия.
• Прием на работу. Этот этап скорее относится к администрированию персонала: здесь происходит оформление нового сотрудника. Эту обязанность может выполнять как HR-менеджер, так и другой сотрудник кадровой службы или отдела делопроизводства.
• Онбродинг. За наймом идет процесс адаптации сотрудника. Ему передается все необходимое для работы, в некоторых случаях происходит содействие в установлении контакта с коллегами, а также собирается обратная связь от сотрудника и вносятся корректировки. Использование Битрикс24 в этом процессе позволит ничего не упустить, и быстро и качественно адаптировать нового сотрудника.
• Обучение и развитие. В процессе трудовой деятельности зачастую возникает потребность в получении новых знаний. Один из инструментов, которые здесь используют HR-менеждеры – это индивидуальный план развития, или ИПР. Первый ИПР составляется сразу при выходе нового сотрудника и частично включает в себя аспекты онбординга: информацию о компании, процессах, ключевые навыки и т.д. Первый ИПР как правило достаточно ограничен по времени. Часто это не больше месяца. После выполнения первого ИПР сотруднику предлагается следующий, который составляется совместно с его руководителем и включает основные навыки и умения, которыми должен обладать сотрудник. Для разных подразделений могут быть разные сроки ИПР, как правило от 6 до 12 месяцев, по истечении которых проводится беседа, в ее ходе устанавливается новый вектор развития сотрудника, или же углубляется и детализируется заданный ранее. В каждом ИПР должны быть:
• Цель. Для чего нужно развиваться?
• Сроки. В течение какого времени сотрудник должен освоить материал или выполнить поставленные задачи?
• Действия по развитию. Какие именно действия должен совершить сотрудник для достижения цели? Часто здесь указываются ссылки на материалы для изучения или предлагаются способы получения знаний, к примеру, посещение вебинара.
• Поддержка. Кто будет помогать сотруднику в достижении цели?
• Показатели. Как можно будет понять, что сотрудник достиг цели и оценить его прогресс?
• Отметка о выполнении.

Ниже показан один из примеров ИПР.