Так, к примеру, для ИП или семейного бизнеса, в котором задействовано не более 2 человек, не имеет смысла внедрять бизнес-процессы. Однако с развитием бизнеса и наймом новых сотрудников такая потребность возникает, поскольку процессов становится больше, да и сотрудники могут уходить в отпуска и больничные или же увольняться. При этом куда лучше передавать дела по уже прописанным бизнес-процессам, чем просто «на словах», поскольку так задачи будут выполняться более качественно, и в ходе работы над ними возникнет меньше вопросов, которые будут отвлекать руководителя от его работы. И чем меньше сотрудников и процессов, тем проще укомпоновать работу в процессы. Поэтому самый оптимальный вариант – вводить бизнес-процессы постепенно по мере роста компании, а не строить их для компании численностью 50 сотрудников, которые взаимодействуют со своими руководителями и другими подразделениями, а также внешними лицами. 

Бизнес-процесс – последовательность действий, направленная на создание значимого для компании результата. Из данного определения понятно, что они существуют в любой компании, вне зависимости от того, прописаны они или нет.

Прописанные бизнес-процессы позволяют:

• Сделать работу более четкой и прозрачной. Сотруднику будет понятно, что и как именно нужно делать. Это позволит достичь желаемого результата в минимальный срок.
• Найти узкие и проблемные места в работе. К примеру, если процесс не прописан, сотрудник может постоянно «спотыкаться» о какие-то вполне конкретные, но не явные препятствия в ходе работ, но не уделять внимания их устранению, считая это случайностью и переключаясь на другие задачи. Если же процесс прописан, то и сам сотрудник, и его руководитель будет четко видеть, на каком именно этапе работ кроется проблема, и сможет принять меры по ее устранению или изменению и оптимизации бизнес-процесса для более эффективной работы.
• Снизить зависимость компании от сотрудников. Если процессы прописаны, отпуск, больничный или даже увольнение сотрудника пройдут для компании с минимальными потерями, ведь замещающий работник сможет достаточно быстро вклиниться и выполнять задачи отсутствующего коллеги.
• Упростить масштабирование бизнеса. Хотите открыть новое направление или начать работать в новом регионе? Прописанные бизнес-процессы позволят значительно сократить на это усилия, ведь вы и ваши сотрудники будете четко понимать, что и как делать.
• Увеличить лояльность клиентов и повысить продажи. Если работа с клиентами разложена на описанные бизнес-процессы, за выполнением которых производится контроль, то клиент всегда получит заявленный уровень сервиса и скорость работ. И отсутствие его персонального менеджера на рабочем месте этому никак не помешает. 

Большое количество разных блоков, разной формы, стрелочки, кружочки и прочее просто обескураживают.

Но давайте не будем забывать, что никто не рождается гениальным, и все гениальное просто, если в нем разобраться. При внедрении Битрикс24 мы часто сталкиваемся с тем, что многие руководители испытывают значительные затруднения в описании процессов, которые нужно отразить в системе, даже в отношении воронки продаж и ее стадий. На самом деле, при внедрении Битрикс24 вам достаточно просто списком перечислить, что происходит, и какой этап за каким следует, остальное – уже наша работа. Все будет настроено в системе именно так, как вам нужно, и при совершении определенного действия будут выставляться новые задачи для сотрудников назначенных подразделений. Так, вам и вашим сотрудникам не нужно будет разбираться в сложных схемах.

Однако, если вы хотите четко понимать, менять и оптимизировать ваши бизнес-процессы, советуем дочитать эту и следующую статьи до конца.

Начнем с азов – что следует учесть при построении бизнес-процесса:

1. Чем начинается и заканчивается бизнес-процесс.
2. Какие операции, как и в какой последовательности выполняются.
3. Какие инструменты и материалы нужны исполнителю в ходе работы по бизнес-процессу.
4. Какие документы используются на разных стадиях процесса.
5. С какими другими процессами связан описываемый бизнес-процесс, в каких точках и как.
6. Какие показатели необходимо получить, чтобы результат процесса считался успешным.

Что значат разные фигуры на примере и как их использовать?

Существует несколько нотация для описания бизнес-процессов, на примере выше использована BPMN 2.0. Сильно углубляться в нее не будем, пройдем лишь по основным понятиям.

На примере все пространство разделено на 3 горизонтальных блока: путешественник, туроператор и авиакомпания. Это «дорожки» или «пулы», которые помогают разделить весь процесс на совокупности операций и лиц, которые их выполняют.

Перейдем к основным блокам схемы бизнес-процесса.